В офисной работе может случиться так, что вам придется управлять данными (ежемесячными доходами и расходами, отчетами о работе и т. Д.), И, следовательно, вам придется управлять большим количеством цифр, из которых можно извлечь столбец с вычислениями, выполненными полностью автоматически. Существует способ ускорить работу, и он называется сводной таблицей : благодаря этой функциональности мы сможем ускорить вычисления, вставив их в точную и запрограммированную таблицу, в которой нам нужно будет только убедиться, что мы вводим данные правильно (электронная таблица сделает остальное путем автоматического применения необходимых формул к строкам и столбцам, содержащим числа). Если мы не знаем, как создать сводную таблицу, в этом руководстве мы покажем вам шаги, которые нужно выполнить как в Microsoft Excel (входит в состав Office), так и в LibreOffice ; в последнем случае мы можем создавать сводные таблицы, не тратя ничего на покупку лицензии.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ -> Как сделать таблицу в Excel
Прежде чем продолжить, важно отметить, что для того, чтобы сводная таблица создавалась без проблем, мы должны вводить данные в электронную таблицу точным и скрупулезным способом : заголовки должны присутствовать в верхней части каждого столбца и строки, они не должны должны присутствовать пустые строки, а введенные данные должны быть как можно более однородными (например, в столбце вычислений мы должны вставлять цифры только в том случае, если мы хотим, чтобы таблица работала). Следуя этим простым правилам, будет очень легко и быстро создать сводную таблицу в Microsoft Excel.
Как создать сводную таблицу в Microsoft Excel
Excel, несомненно, является одной из наиболее часто используемых программ для создания сводных таблиц. Если в нашей системе установлен пакет Office, мы открываем меню «Пуск» в левом нижнем углу и печатаем на клавиатуре Excel, чтобы открыть программу.
После запуска мы нажимаем на Пустую книгу, чтобы открыть новую таблицу. Теперь мы можем вводить данные, которые нам нужно обработать, в различные поля, следя за тем, чтобы расположить их по порядку по столбцам и по строкам (что облегчает работу при создании таблицы).
После того как все данные введены, выберите их, перетаскивая мышь (удерживая первую ячейку нажатой в верхнем левом углу и перемещая мышь), затем щелкните меню Вставка вверху и подтвердите выбор кнопкой Сводная таблица, присутствующей в левом верхнем углу.
Откроется окно подтверждения, в котором можно подтвердить уже выбранные интервалы и выбрать место для генерации итогового отчета; в большинстве случаев просто нажмите кнопку ОК, не касаясь ничего другого. Данные исчезнут, чтобы освободить место для предупреждающего сообщения и боковой панели справа.
Чтобы начать составление таблицы, нажмите на поля, присутствующие чуть ниже панели поиска, чтобы активировать различные поля (которые будут соответствовать именам столбцов, вставленных в качестве заголовка), а затем измените их порядок, перетащив его в сектора под заголовком. Перетащите поля в области ниже,
По сути, программа будет автоматически суммировать введенные числовые поля, но если мы хотим изменить формулу или математическую операцию, которую нужно применить, просто перейдите в нижний правый угол в поле « Значения», щелкните одно из доступных числовых полей (в нашем случае мы будем использовать Поле ввода ) и выберите элемент настройки поля Значение . Из этого окна мы можем выбрать математическую операцию, которая будет применена ко всем данным, введенным в таблицу: мы можем сделать среднее, вставить максимальное и минимальное значение, вычесть и т. Д.
После завершения настройки просто нажмите кнопку ОК ; если мы выполнили все шаги хорошо, мы увидим сводную таблицу со всеми данными, и в электронной таблице появится новая строка с автоматически примененными суммами (в качестве альтернативы мы также можем найти результат формулы, которую мы выбрали для применения).
Чтобы изменить другие параметры вновь созданной сводной таблицы, просто щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите элемент параметров сводной таблицы .
Как создать сводную таблицу на LibreOffice Calc
Мы хотим создать сводную таблицу дома, но у нас нет лицензии на Microsoft Office "> LibreOffice, у которой есть хорошая электронная таблица внутри пакета.
Если мы еще этого не сделали, загрузите установщик LibreOffice на наш ПК (этот пакет доступен как для Windows, так и для Mac, а также интегрирован в подавляющее большинство дистрибутивов GNU / Linux). После загрузки установите его без опасений, так как установка происходит без особых затруднений или странных окон, которые нужно учитывать (мы также всегда можем нажать Next для ускорения операции). Установив пакет в Windows, мы нажимаем в левом нижнем углу меню «Пуск» и набираем Calc, чтобы мы могли открыть соответствующий результат поиска, например LibreOffice Calc .
Мы окажемся перед полноценной электронной таблицей: поэтому мы начинаем вставлять данные, которые будут составлять нашу сводную таблицу, как уже было видно в части, касающейся Excel. В конце ввода данных мы выбираем все поля с числовыми значениями и заголовками (перетаскивая мышь для создания выделения) и нажимаем кнопку « Вставить сводную таблицу» в верхней части функциональной панели.
Появится окно подтверждения: мы нажимаем ОК, и так далее. показать новое окно для настройки сводной таблицы.
В окне мы перемещаем поля, доступные справа (в нашем случае « Месяц», « Доход» и « Расход» ), в один из секторов в центре или слева, в частности, мы вставляем поля, которые содержат числа в секторе. Поля данных и поля, которые содержат имена или утверждения в секторе. Поля строки или поля столбца . Когда все будет готово, мы нажимаем ОК, чтобы создать сводную таблицу.
По сути, программа позволяет вам составить сумму, но если мы хотим изменить выполняемую математическую операцию, мы должны нажать на кнопку « Функции», расположенную на тонкой панели, которая появляется с правой стороны программы.
Мы можем сразу использовать уже указанные внутри или щелкнуть раскрывающееся меню, которое недавно использовалось, и выбрать Все или одну из категорий функций, интегрированных в Calc.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ -> Как сделать таблицу на Word
