Одним из наиболее часто используемых инструментов в офисе, когда мы работаем с электронными таблицами, является сводная таблица, которая позволяет упорядоченно собирать данные и быстро и эффективно выполнять расчеты. С помощью сводной таблицы можно организовывать данные, составлять список уникальных значений, создавать отчеты, фильтровать данные и анализировать их без необходимости написания сложных формул. Те, кто долгое время работал с Excel, скорее всего, уже знают, как создать сводную таблицу на лету, но если мы начинающие пользователи или недавно работаем в офисе, мы можем восстановить необходимые знания в этом руководстве, где мы покажем вам, как создать сводную таблицу на Excel Если в домашних условиях мы предпочитаем использовать Google Sheets (электронную таблицу, предлагаемую Google бесплатно), в этом руководстве мы покажем вам, как создать сводную таблицу для этого сервиса, чтобы вам не приходилось обязательно покупать Microsoft Office для расчетов и таблиц, сделанных в дома или в образовательных целях.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как создать сводную таблицу и для чего она используется
Как сделать сводную таблицу в Excel
Чтобы начать создание сводной таблицы, мы вставляем все данные, которые нам придется использовать, в пустую электронную таблицу в Excel, возможно, используя отдельные столбцы и строки для каждой группы данных (список расходов или финансовых доходов для пример, деленный на каждый месяц года). Чтобы таблица была как можно более точной, мы всегда добавляем заголовки вверху столбцов, чтобы сделать создание таблицы очень простым.После вставки данных в ячейки мы выбираем все данные, удерживая левую кнопку мыши на элементе в левом верхнем углу и включая все ячейки, затем перейдем в верхнее меню Вставить и нажмите кнопку Сводная таблица .
Откроется небольшое окно, в котором нам нужно будет только подтвердить выбор ячеек и куда сохранить сводную таблицу (в той же электронной таблице или в другой). После просмотра данных мы нажимаем ОК, чтобы создать сводную таблицу; справа откроется боковое окно, где нам нужно будет выбрать поля сводной таблицы и выбрать фильтры, столбцы, строки и значения для вставки в таблицу. В большинстве случаев достаточно проверить элементы, присутствующие в верхней части окна композиции, чтобы увидеть, что сводная таблица уже сформирована (и предварительно задана общая сумма всех столбцов).
Если данные для таблицы отсортированы достаточно, нам даже не придется вмешиваться в другие поля Columns и Rows, поскольку они уже будут правильно заполнены (в случае проблем мы всегда можем вмешаться, чтобы изменить структуру создаваемой нами сводной таблицы).
Если мы хотим выполнить вычитания, умножения, деления или другие типы вычислений, перейдите в раздел « Значения » в правом нижнем углу, щелкните один из имеющихся элементов и выберите настройки поля «Значение», чтобы мы могли выбрать, какой тип вычислений выполнять.
В этом же окне мы нажимаем на Числовой формат и выбираем, какой формат данных для данных в таблице (если мы делаем расчет с евро, мы выбираем Валюта ).
Аналогичным образом мы можем быстро сгенерировать сводные таблицы, перейдя во Вставить и нажав кнопку « Рекомендуемые сводные таблицы»; таким образом, Excel выполнит большинство адаптаций, оставив только вставку полей вычисления и изменение значений, введенных в него.
Как сделать сводную таблицу в Google Sheets
Даже в Google Sheets (или Google Sheets) мы можем создавать сводные таблицы очень простым и быстрым способом, даже не устанавливая программу на нашем ПК (поэтому мы можем использовать эту службу на любом компьютере, даже корпоративном).Прежде всего, давайте перейдем на страницу Google Sheets, войдите в систему с помощью учетной записи Google, которая у нас есть (в том числе учетная запись Gmail, YouTube или учетная запись, созданная для магазина Google Play на смартфоне Android), затем нажмите на модель идентифицирована как пустая .
Когда таблица открыта, мы вставляем наши данные в строки и столбцы, стараясь создать заголовок для каждого созданного столбца.
Теперь выберите все данные, введенные левой кнопкой мыши, затем нажмите « Данные» -> «Сводная таблица», чтобы начать создание таблицы.
Откроется небольшое окно, в котором нам нужно будет выбрать, поместить ли сводную таблицу в ту же электронную таблицу или в другой лист, созданный для этого случая; сделав свой выбор, нажмите кнопку « Создать» .
Откроется редактор таблиц, в котором нам нужно будет только выбрать элементы, которые нужно вставить: затем нажмите кнопку « Добавить» рядом с каждым из данных, чтобы заполнить сводную таблицу данными, которыми мы располагаем. Для показанного примера нам нужно будет ежемесячно добавлять в поле « Строки», а в поле « Значения» - данные о доходах и расходах (дважды используя клавишу « Добавить» ).
Сводная таблица будет заполнена полностью автоматически строкой итогов и значениями, уже выраженными в евро; если мы хотим использовать другую математическую функцию вместо суммы, просто используйте прокручивающиеся меню под пунктами Summarize by .
Если мы хотим воспользоваться Google Sheets и другими инструментами работы, предлагаемыми Google, даже без подключения к Интернету, мы продолжим читать наше руководство по использованию Google Drive в автономном режиме, чтобы открывать документы без Интернета .
Выводы
Как мы уже видели, создать сводную таблицу в Excel и Google Sheets действительно очень просто: это объясняет, почему они являются одними из наиболее часто используемых таблиц расчетов в офисах и государственных учреждениях (но мы можем использовать их без проблем для любого типа расчетов, даже когда мы дома).Если мы хотим стать настоящими экспертами в использовании Microsoft Excel, мы рекомендуем вам прочитать наши руководства о том, как выполнять вычисления в Excel и как использовать формулы Excel для подсчета чисел и ячеек (COUNT и SUM).
Если, с другой стороны, мы ищем готовые модели для управления расходами, финансами и многим другим с Excel, мы предлагаем вам прочитать статью о лучших моделях Excel, которую можно бесплатно загрузить для управления расходами, финансами и многим другим .
