Упорядоченное управление почтовым ящиком означает две основные вещи: очистка и постоянное сохранение раздела непрочитанных сообщений пустым и организация вашей папки «Входящие» с помощью фильтров и меток. Несмотря на то, что для организации почты мы уже видели несколько руководств, в том числе один для заказа входящей почты с фильтрами и псевдонимами в Gmail, мы видим здесь лучший способ быстрого сброса входящей почты без необходимости обязательно читать каждое полученное сообщение. в Gmail и без удаления чего-либо.
Хитрость в том, чтобы всегда сохранять входящую почту с Gmail равной нулю (но также применима и к другим почтовым ящикам) - использовать загадочную и мало используемую функцию, которая «архивирует» почту, то есть скрывает ее, не удаляя и не сохраняя непрочитанные сообщения выделены.
При использовании кнопки «Архивировать» для выбранных сообщений электронной почты они удаляются из папки «Входящие» .
Однако заархивированные сообщения не удаляются из Gmail, а только из папки полученных сообщений.
Уведомление о сообщении исчезает, даже если это письмо не было прочитано.
В любой программе или приложении для управления электронной почтой, например Gmail, электронные письма в основном делятся на 5 разделов:
- Входящие должны включать все полученные электронные письма, которые являются значительными и интересными.
- Почта отправлена, а письма отправлены другим.
- Спам с автоматически считающимися нежелательными письмами.
- Корзина, удаленные письма
- В архиве все сообщения удалены из папки «Входящие», но не удалены.
Поэтому сообщения электронной почты, которые не нужно читать или открывать немедленно, но которые лучше хранить и не удалять, следует перенести в архив .
Различия между архивированными и удаленными письмами очень важны:
Архивные электронные письма не удаляются автоматически по истечении определенного периода времени, как это происходит с теми, которые были перемещены в корзину, но остаются в Gmail до тех пор, пока они не будут удалены вручную.
Архивные сообщения также включаются в общий поиск, осуществляемый через поисковую систему Gmail, что не относится к спаму или удаленным электронным письмам.
Архивные электронные письма учитываются при ограничении пространства хранения Gmail, в то время как удаленные электронные письма не учитываются.
Архивные электронные письма, как упомянуто выше, не помечаются автоматически как прочитанные, и фактически, если вы архивируете электронное письмо, не открывая и не читая его, оно остается выделенным как непрочитанное, даже если оно не будет включено в число прочитанных писем.
Где сообщения, заархивированные в Gmail, «> все сообщения » в конечном итоге отображают как входящие, так и архивные сообщения вместе.
Если вы используете Microsoft Outlook, вместо этого есть вкладка Archive для просмотра только тех.
В этом случае электронные письма, сохраненные с меткой, будут видны в различных папках с меткой, как автоматически создаваемых Gmail, так и персонализированных.
Теперь, когда мы знаем, как использовать функцию для архивирования сообщений, давайте посмотрим, как использовать ее для сброса количества непрочитанных сообщений во входящих .
Прежде всего, для архивирования всех непрочитанных сообщений, в том числе старых, за один раз, не удаляя их, вы можете создать фильтр.
Затем нажмите стрелку вниз, расположенную в окне поиска Gmail, нажмите кнопку рядом с пунктом «Поиск» и введите «непрочитанные сообщения».
Внизу нажмите ссылку создать фильтр с этим поиском, подтвердите действие, затем в окне фильтра выберите только поле «Игнорировать входящие (архив)».
Прежде чем нажать кнопку « Создать фильтр», выберите параметр « Применить фильтр также к предыдущим разговорам ».
Поэтому все непрочитанные сообщения на сегодняшний день будут заархивированы, а число, показывающее электронные письма, которые будут прочитаны, будет сброшено.
Наконец, откройте настройки Gmail, нажав кнопку шестеренки в правом верхнем углу, перейдите в раздел « Фильтры » и удалите вновь созданный фильтр (чтобы предотвратить автоматическое архивирование следующих входящих сообщений).
Создав фильтры сообщений электронной почты, можно обеспечить автоматическую архивацию писем с четко определенных адресов, оставляя их даже непрочитанными.
Вы также можете архивировать все сообщения, как прочитанные, так и непрочитанные, полученные до определенной даты .
Для этого выполните поиск в папке: Входящие до: 2016/12/31 (в этом примере я хочу заархивировать все сообщения, полученные до 31 декабря 2016 года), затем нажмите Создать фильтр для этого поиска и выберите действие Пропустить Входящие (Архив) ), с возможностью применить фильтр ко всем разговорам.
В будущем, когда вы получите сообщение, которое вам не нужно читать (например, уведомление от Facebook, Amazon или других приложений), не удаляя его, вы можете отправить его напрямую.
Чтобы заархивировать письмо в Gmail, просто выберите его в списке и нажмите кнопку « Архив» вверху, чтобы оно исчезло из папки «Входящие».
Действие для архивирования сообщений на ПК можно ускорить, выбрав «Электронная почта» и нажав клавишу «E» на клавиатуре.
В Gmail для Android вы можете перейти в Меню> Настройки> Общие настройки> Действие Gmail по умолчанию и выбрать «Файл» (вместо «Удалить»).
Таким образом, просто проведите сообщение влево или вправо, чтобы заархивировать его, не удаляя его.
Также в Gmail для iPhone и iPad вы можете использовать кнопку «Архивировать» после выбора входящих сообщений.
Если вы случайно заархивировали сообщение, вы можете легко вернуть его в папку «Входящие», выполнив поиск в списке «Все сообщения», выбрав его, а затем с помощью клавиши переместив его в папку « Входящие» .
