Бизнес-пользователи получают много писем каждый день, тратя много времени на чтение и ответы на них. Кроме того, большинство электронных писем, полученных в папке «Входящие», не имеют значения, если не являются спамом, обычно в форме рекламных объявлений.
Электронная почта - это древний (технологически говоря) инструмент, который развился, и, хотя многие продолжают использовать старомодную электронную почту, есть несколько способов лучше организовать свою электронную почту, не тратя энергию на чтение электронных писем. менее важны и быстрее реагируют на более срочные.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Закажите входящие с фильтрами и псевдонимами в Gmail для управления полученными электронными письмами
Между тем, мы должны начать говорить, что почтовые сервисы не все одинаковы: Gmail, Yahoo e-mail и Microsoft Hotmail явно лучшие в категории бесплатных почтовых сервисов через Интернет.
Поскольку их можно использовать даже без изменения вашего адреса электронной почты, для тех, кто использует разные сервисы, было бы лучше изменить (см., Например, как подписаться на Hotmail без изменения адреса электронной почты).
В качестве альтернативы, это хорошая идея использовать почтовый клиент, такой как Microsoft Outlook, для получения почты на вашем компьютере.
Чтобы избавиться от бремени слишком большого количества электронных писем, вы должны оптимизировать свой почтовый ящик .
Как уже упоминалось несколько раз, спам не обязательно состоит из несанкционированных рекламных сообщений; очень часто это информационные бюллетени, отправляемые с сайтов, на которые вы зарегистрировались, дав свое согласие.
Чтобы эти новостные рассылки не забивали ваш почтовый ящик, вам нужно выбрать, какие из них вы действительно хотите получать, а какие нет.
Каждое письмо такого типа с прокруткой вниз имеет ссылку, часто написанную мелким и скрытым шрифтом, чтобы удалить себя из списка рассылки и больше не получать эти сообщения.
Иногда это ссылка на кнопку « Отписаться», иногда « удалить », а в некоторых случаях вам нужно написать новое сообщение с просьбой удалить его из списка рассылки.
После нажатия кнопки « Отписаться» более серьезные сайты автоматизируют отмену, в то время как другие вынуждают пользователя подключиться к своей учетной записи и изменить параметры уведомлений по электронной почте.
Проблема настолько ощущается, что были созданы некоторые службы для автоматического исключения подписок на новостные рассылки, такие как Unroll.me, которая работает с почтой, Hotmail и Yahoo, а также с почтовыми клиентами мобильных телефонов и ПК (Outlook и Thunderbird).
Чтобы противостоять спаму, службы Yahoo, Google Mail и Hotmail предоставляют отличные фильтры (особенно YahooMail), но для повышения этой защиты существуют некоторые бесплатные программы для блокировки спам-писем.
После небольшой очистки вы должны упорядочить свои входящие сообщения, пытаясь объединить их .
Когда вы получаете электронные письма от веб-сайтов, с которыми вы хотите оставаться на связи, вы можете уменьшить свой почтовый ящик с Google InBox для использования вместо Gmail
Facebook внедрил систему уведомлений по электронной почте (в настройках учетной записи -> уведомления ), где вы можете получать только важные обновления и сводные электронные письма по электронной почте, а не отдельные электронные уведомления.
Тем, кто использует Gmail, доступно множество приложений и плагинов, которые оптимизируют Gmail и приводят в порядок почтовый ящик.
Например, среди них я хотел бы выделить плагин Sortd для Gmail, который интегрируется с Gmail и автоматически организует сообщения, разделяя их на различные столбцы.
Что касается организации входящих почтовых сообщений в папках, то во всех почтовых сервисах можно создавать автоматические правила фильтрации писем .
Умение устанавливать правила фильтрации позволяет сортировать почту или предоставлять автоматические ответы.
Например, если вы подписались на новостную рассылку Navigaweb.net, вы можете создать фильтр, подобный этому, все ежедневные электронные письма с новыми статьями будут сохраняться вместе, возможно, с настройкой «уже прочитано», и, следовательно, вам будет легко перейти и перечитать их, когда вы хочу и искать прошлые сообщения.
В Gmail есть плагин с предопределенными ответами (он находится в настройках Labs и его нужно активировать) с предварительно настроенными шаблонами, необходимыми для быстрого ответа на повторяющиеся сообщения.
Отправка не будет автоматической, но, таким образом, для отправки ответа требуется всего два клика, без необходимости всегда переписывать одни и те же вещи (в другом письме я хотел сообщить о другой программе для создания моделей и факсимиле для автоматических ответов). )
В сочетании с фильтрами также можно настроить автоматические ответы для определенных ключевых слов.
Другой отличный плагин для Gmail - это Boomerang, который позволяет задерживать отправку электронных писем и, следовательно, отправлять сообщения с датой публикации: я пишу это сейчас, отправляю через два часа, для стратегии или личной организации.
Бумеранг - это один из самых полезных плагинов для Gmail в браузере Google Chrome .
Очень полезно тогда, в Gmail, «отложить», чтобы отложить чтение электронной почты.
Наконец, вы можете получать на свой компьютер оповещения о входящих сообщениях с помощью таких инструментов, как EmailTray или, что еще лучше, Pop Peeper, который работает с любой программой или почтовой службой.
В других публикациях я также сообщал об инструментах для получения уведомлений о новых электронных письмах на рабочем столе в Gmail и расширениях для уведомлений о непрочитанных электронных письмах в Chrome и Firefox .
