Нам нужно делиться важными рабочими документами, но мы хотим, чтобы любой неосторожный глаз мог прочитать конфиденциальные данные "> Нажав на значок, мы можем выбрать ряд элементов, предназначенных для адекватной защиты документа: чтобы предотвратить открытие файла, выберите « Зашифровать с помощью пароля», дважды введите выбранный пароль и подтвердите OK ; теперь все, что нам нужно сделать, это сохранить файл (нажав на клавиатуре CTRL + B или CTRL + S), закрыть Office и убедиться, что при открытии файла у нас спрашивают выбранный пароль.
Чтобы удалить любой пароль, просто откройте документ, введите пароль, который использовался до сих пор, вернитесь к разделу «Защита документа» и снова нажмите « Шифровать с паролем», стараясь оставить это поле пустым (просто удалите точки и нажмите ОК )
Процедура действительна для любой программы Office: Word, Excel, PowerPoint и других программ, содержащихся в рабочем наборе, производимом Microsoft.
Сменить защиту
Если, с другой стороны, мы хотим защитить документы Office от изменений, нам придется установить уровень блокируемых изменений (учитывая, что в некоторых документах есть текстовые поля или полезные галочки для заполнения).
Мы открываем документ, возвращаемся в меню « Файл» и в меню « Защитить документ» выбираем пункт « Ограничить изменение» . В документе откроется новая боковая панель, из которой вы сможете решить, применять ли ограничения на форматирование или ограничения на изменения.
Для целей данного руководства мы установили флажок Разрешить только изменения этого типа в документе и в раскрывающемся меню выберите один из доступных элементов: Без изменений (только для чтения), Редакции, Комментарии и Заполнение формы .
Если мы являемся частью корпоративной сети и в этом же корпоративном офисе зарегистрированы другие пользователи, мы также можем ограничить изменения определенной группой, выбрав в поле Исключения (необязательно), на кого влияет ограничение на изменения.
Чтобы подтвердить применение защиты, нажмите ниже на Да, применить защиту ; откроется окно, в котором можно ввести выбранный пароль защиты (возможно, отличающийся от введенного для доступа) или, альтернативно, ввести аутентификацию с использованием учетных данных администратора (только учетная запись ПК или Windows, которую мы используем в данный момент, внести изменения).
Если мы используем аутентификацию по паролю, мы можем без проблем интегрировать блокировку доступа, как показано в первой главе.
Если вместо этого мы используем аутентификацию пользователя, документ будет немедленно зашифрован и может быть просмотрен только авторизованными пользователями, которые в любом случае не смогут изменить его (только наша учетная запись авторизована для внесения изменений).
Чтобы удалить этот тип защиты, просто повторите все шаги, которые вы уже видели, снимите флажок Разрешить только этот тип изменений в документе .
Как защитить документы на LibreOffice
Office - очень дорогой рабочий пакет, проданный Microsoft за сотни евро, поэтому его трудно купить у обычных пользователей или домашних пользователей. В качестве действительной альтернативы мы всегда можем использовать пакет LibreOffice на наших компьютерах, доступный бесплатно.Давайте вместе посмотрим, как защитить доступ к документу и как предотвратить несанкционированные изменения.
Защита от вскрытия
Чтобы защитить наиболее важные документы, мы открываем LibreOffice, выбираем программу для запуска, создаем документ и, при сохранении, нажимаем вверху в меню Файл -> Сохранить как .
В окне сохранения мы выбираем имя файла, путь для его сохранения и ставим галочку в поле Сохранить с паролем, затем нажимаем Сохранить в нижней части.
Откроется дополнительное окно, где вы можете ввести выбранный пароль дважды; когда будете готовы, просто нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить документ. Отныне только те, кто знает пароль, смогут открывать файл и просматривать его содержимое.
Сменить защиту
С другой стороны, если мы хотим защитить документ от нежелательных изменений, мы повторяем шаги, описанные в предыдущей главе, то есть перейдите в Файл -> Сохранить как, установите флажок Сохранить с паролем, затем нажмите Сохранить внизу. В окне ввода пароля для открытия мы раскрываем элемент « Параметры», отмечаем элемент « Открыть файл только для чтения», затем вводим пароль, отличный от того, который был установлен для открытия.
Мы нажимаем ОК, чтобы подтвердить. Отныне мы сможем открывать документ только для чтения, не внося никаких изменений (независимо от того, защищен ли у нас доступ к файлу). Чтобы внести изменения в защищенный документ, нажмите в верхнем меню « Правка», выберите пункт « Изменить режим» и введите пароль разблокировки, выбранный для защиты изменений.
Выводы
В этом руководстве мы вместе увидели, как защитить документы при открытии и как защитить документы от изменений, как при использовании Office, так и при использовании бесплатного пакета LibreOffice.В качестве альтернативы мы можем защитить одну или несколько, применяя защиту непосредственно к папкам, а также в нашем руководстве о том, как защитить файлы и папки с помощью паролей .
Чтобы защитить документы от изменений, другой метод (широко используемый) включает преобразование документа Office в PDF, как описано в руководстве о том, как защитить файл PDF паролем, чтобы не открывать и не редактировать его .
