Всем рано или поздно придется иметь дело с электронными таблицами, одним из самых сложных и мощных инструментов, которые можно использовать на компьютере на рабочем месте. Это не предназначено в качестве руководства для начинающих на электронных таблицах, но намеревается выделить четыре типа действий, которые вам необходимо знать, чтобы уметь работать с такими программами, как Excel. Microsoft Excel, безусловно, является наиболее используемой программой в мире для создания таблиц и электронных таблиц, но те же функции доступны и в бесплатных пакетах, таких как LibreOffice и в Google Docs.
Чтобы добиться успеха в офисной работе или, по крайней мере, сделать жизнь проще и лучше продвигать себя при найме на собеседование, вы должны хорошо разбираться в Excel (или эквивалентной программе, такой как LibreOffice и Google Docs ) и уметь выполнять как минимум следующие 4 действия,
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как сделать расчеты в Excel
1) Введите данные быстро, используя формы или формы
Ввод данных в электронную таблицу является отправной точкой любого анализа таблицы. Все новички Excel записывают данные вручную в ячейки, но они будут гораздо быстрее использовать форму. Форма - это форма с самостоятельным управлением для быстрого ввода данных в ячейки для записи и нажатия клавиши Enter для перехода к следующей ячейке.,
В Excel 2013 кнопка формы была несколько скрыта.
Чтобы найти его, вы должны нажать на ленту в верхней части и выбрать, чтобы настроить его, чтобы добавить кнопку модулей.
В других версиях Excel вместо этого нажмите клавишу Office, перейдите в Параметры Excel и настройте, добавив форму.
Нажав кнопку « Форма», вы можете создать форму (или шаблон, или маску ввода данных), написав заголовки столбцов.
В LibreOffice Calc вы можете вводить данные с помощью формы, нажав в меню Данные-> Форма .
Перед использованием формы мне нужно создать заголовки столбцов, чтобы компиляция стала быстрой и быстрой.
В Google Диске (Google Docs) формы сами по себе являются объектом, который позволяет создавать опросы с несколькими ответами для совместного использования в Интернете.
Вы можете создать форму с помощью кнопки «Создать» или вставить ее (с помощью меню « Вставка» ) в электронную таблицу.
Страницы справки на итальянском языке:
- Для Libreoffice Calc
- Office Excel
- Google Spreadsheet
2) Выполнить вычисления с помощью функций и формул
Как только данные введены в ячейки, вполне вероятно, что требуется операция или расчет.
Функции и формулы должны быть написаны в текстовом поле выше и позволяют вам манипулировать данными электронной таблицы, выполнять простые математические операции, добавлять числа в столбце, усреднять или даже работать с объектами реального мира, такими как даты или деньги.
Все программы расчета имеют свой набор функций, с некоторыми отличиями.
Эти страницы на итальянском языке содержат все формулы, которые можно выполнить в Excel, LibreOffice Calc и Google Drive.
Знать их все наизусть невозможно, но знание того, что вы используете чаще всего и что вам нужно для работы, необходимо.
Например, некоторые основные операции:
- Сумма чисел в ячейках: = SUM (A1; B1) добавляет два числа, а = SUM (A1: A5) - сумма всех ячеек от A1 до A5.
- = СРЕДНИЙ (A1; B1) - среднее двух чисел; = СРЕДНИЙ (A1: A10) - это среднее число от A1 до A10.
Каждую формулу также можно найти в меню Вставка - Формула .
Вы также можете объединить две функции и создать формулу, например, = ROUND ((SUM (A1: A10)); 0), чтобы округлить десятичные разряды суммы чисел от A1 до A10.
О функциях читайте: Как использовать формулы для расчета в Excel (COUNT и SUM)
3) Сортировка данных с помощью фильтров и сводных таблиц
После того, как вы ввели необработанные данные и выполнили все вычисления с использованием функций и формул, теперь вам нужно создать различные способы их просмотра.
Вы можете отсортировать серию данных по столбцу: нажмите CTRL-A, чтобы выделить весь лист, перейдите на вкладку «Данные» на ленте, нажмите « Сортировка » и выберите столбец и критерий, который может быть, например, по номеру. заказ.
Всегда из меню «Данные» можно также вставить фильтры, например, чтобы исключить дубликаты элементов.
Сводные таблицы - это расширенные фильтры, которые используются для фильтрации больших списков данных, которые в противном случае было бы невозможно прочитать.
Сводные таблицы позволяют собирать некоторые фрагменты данных и просматривать только некоторые из них, скрывая остальные.
В Excel вы создаете сводную таблицу из меню «Вставка», а в LibreOffice Calc из меню «Данные».
Чтобы узнать больше, есть руководства на итальянском языке для:
- фильтровать данные в Excel
- Сводные таблицы в Libreoffice
сводные таблицы в Google Drive.
4) Создание макросов для повторяющихся задач
Работа с Excel может быть очень скучной, потому что она часто включает в себя повторяющиеся задачи.
Чтобы не выполнять одну и ту же работу каждый день, вы можете создать макрос и записать, что вы делаете, чтобы компьютер мог делать это самостоятельно.
Макросы являются сильной стороной Excel, в то время как в Libreoffice вы должны быть осторожны, поскольку некоторые макросы могут быть несовместимы с Microsoft Office.
В Excel, LibreOffice и Google Drive можно создавать более сложные макросы с помощью сценариев программирования, которые потребуют некоторого изучения.
Вот несколько ресурсов для начала:
- Excel: работа с макросами
- Excel Macro (на английском языке)
- LibreOffice: первые шаги с макросами
- Диск Google: обзор скрипта Google Apps (только на английском языке).
Все эти функции являются лишь верхушкой айсберга Excel и других программ. Использование электронных таблиц - это еще один профессионализм и дисциплина, в которую вы можете погрузиться очень глубоко.
Читайте также: 6 наиболее полезных функций Excel для фильтрации данных и просмотра графиков
