В офисе или на работе мы часто сталкиваемся с двумя документами с одинаковым названием и одинаковым размером, не имея возможности эффективно отличить один от другого. Перед тем, как совершать бедствия и отправлять или делиться неправильным документом, мы можем использовать один из методов, описанных ниже, для сравнения текстов и документов Word и PDF, чтобы увидеть различия и объединить их, чтобы не иметь слишком много разных версий одного и того же файла и получить окончательный документ со всеми внесенными изменениями. Поэтому в этом руководстве мы покажем вам, как сравнивать два одинаковых документа Word или PDF, используя как инструменты, предоставляемые Microsoft Office и Adobe Reader, так и программы и сайты, которые позволяют выполнять эту проверку полностью автоматически, без оплаты евро.
Как сравнивать документы Word
Если у нас есть два идентичных файла Word, и мы абсолютно хотим обнаружить различия в тексте, просто откройте первый документ с помощью Word, затем нажмите вверх в меню « Просмотр» и, наконец, нажмите кнопку « Сравнить» .
Нажатие кнопки «Сравнить» в раскрывающемся меню откроет новое окно, в котором нам нужно будет загрузить второй документ для сравнения. Чтобы сравнение работало, два файла должны иметь одинаковое или похожее имя, достаточное для запуска сравнения. В конце загрузки появится новое окно, разделенное на 4 части, в котором мы сможем увидеть изменения в левой части (столбец «Редакции»), исходный текст в центре и различные его версии в правой части. Добавляя или изменяя редакции, мы сможем объединить все в один документ, готовый для печати или сохранения в новой позиции.
Если, с другой стороны, мы хотим напрямую интегрировать редакции в наш исходный документ, мы нажимаем на Редакции, затем на Сравнение и затем на Объединение : мы сможем загрузить исходный документ и документы, измененные нашими соавторами, чтобы мы могли объединить все изменения в одном документе. окончательный.
Для пересмотра небольших документов мы также можем использовать функцию Tile, представленную в меню View .
Используя кнопки « Новое окно» и « Разделить», вы можете разделить окно Word для загрузки нового документа, чтобы разблокировать кнопки « Плитка», « Непрерывная прокрутка» и « Сбросить положение окна» . Очевидно, что с этими функциями сравнение будет проводиться вручную, нам нужно будет внимательно прочитать оба документа, чтобы сразу же найти различия.
Если на нашем компьютере не установлено приложение Microsoft Word, мы можем положиться на бесплатный пакет LibreOffice. После загрузки на наш компьютер мы открываем программу LibreOffice Writer (бесплатное Word), открываем первый документ, затем нажимаем вверх в меню « Правка», затем в « Ревизиях» и, наконец, в документе «Сравнить» .
Таким образом, мы сможем сравнить все ревизии, обнаруженные программой, и объединить или изменить при необходимости, чтобы мы могли сгенерировать окончательный документ.
Как сравнить PDF документы
Если нам нужно сравнить два идентичных документа PDF, Adobe Acrobat Reader предоставляет специальный, но платный инструмент; Если мы не хотим тратить деньги, мы можем положиться на онлайн-приложение PDF24 Tools, которое позволяет вам загрузить два PDF-файла и сравнить их.
Все, что нам нужно сделать, это нажать « Выбрать файл» в разделе « Первый файл », загрузить исходный файл PDF, нажать « Выбрать файл» в разделе « Второй файл » и загрузить измененный или измененный PDF. Сайт прочитает оба и покажет нам различия между этими двумя файлами, чтобы мы могли решить, что сохранить и что исправить в случае необходимости. В конце работы мы можем выбрать, объединить ли файлы или создать новый бесплатный PDF со всеми нашими утвержденными изменениями, чтобы мы могли получить один PDF-документ, готовый для печати или совместного использования с коллегами.
В дополнение к локальным файлам сайт также позволяет загружать документы, хранящиеся в облаке, в частности, файлы, доступные в Dropbox или Google Drive.
В качестве альтернативы мы можем использовать веб-приложение, предоставленное Daftable Online.
В этом случае все, что нам нужно сделать, это загрузить два файла в два предложенных блока, нажав соответствующие кнопки Выбрать файл, а затем нажать Сравнить внизу. Сайт загрузит наши файлы PDF и начнет сравнение, немедленно показывая нам различия и позволяя нам изменять или объединять те, которые мы считаем целесообразными, добавить или удалить в исходный документ, которым мы располагаем.
Сайт очень практичный, он также поддерживает документы Word (поэтому мы можем использовать его как бесплатную альтернативу Office), но на данный момент у него есть ограничение: мы не можем загружать документы размером более 10 МБ и более 300 страниц, поэтому лучше настроить их соответствующим образом если у нас есть такие большие файлы.
Выводы
Сравнение файлов Word и PDF в целом очень просто, несмотря на наличие платных инструментов (Microsoft Office и расширение для Adobe Acrobat Reader), мы можем сравнивать тексты и документы Word и PDF, чтобы увидеть различия и объединить их с LibreOffice. и с некоторыми онлайн-сайтами, которые предлагают действительные инструменты, доступные каждому, и простые в использовании даже для пользователей, которые не очень знакомы с ПК и технологиями в целом.Продолжая тему сравнений, мы можем продолжить чтение нашего руководства о том, как найти дубликаты файлов на вашем компьютере, как найти различия между изображениями .
Если вместо этого мы хотим сравнить две внешне похожие таблицы Excel, мы можем прочитать нашу полную статью о том, как сравнить две таблицы Excel .
Мы не знаем, следует ли использовать Office или LibreOffice для нашего бизнеса "> Улучшенные функции LibreOffice по сравнению с Microsoft Office.
