Сколько раз нам приходилось готовить важный документ, отражающий соображения и дополнения коллег или заинтересованных сторон, стараясь объединить все в одном документе, как требуется для окончательной работы Вместо того, чтобы тратить время на создание каждого отдельного документа и затем на сложную операцию слияния, мы можем воспользоваться одной из многих программ для письма, которые позволяют вам писать одновременно в режиме онлайн, чтобы немедленно генерировать документ, написанный «несколькими руками», даже в случае в котором писатели очень далеко, так как простое подключение к Интернету достаточно.
Давайте вместе рассмотрим лучшие инструменты, чтобы поделиться документом и писать одновременно бесплатно.
Таким образом, мы значительно повысим нашу производительность, как на работе, так и в студенческой среде (школе или университете).
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ -> Приложения и инструменты для групповой работы, чата, общения и совместного использования проекта
1) Документы Google
Одну из самых эффективных программ для совместной работы даже не нужно устанавливать на ПК, она отлично работает в режиме онлайн; мы говорим о Google Docs, чей дом можно добраться отсюда -> Google Docs .
После открытия веб-сайта просто нажмите кнопку « Перейти к Google Документам» и введите учетные данные для входа в любую учетную запись Google.
Мы можем использовать как учетную запись, которую мы используем для Gmail, так и учетную запись, которую мы используем на устройствах Android, важно то, что используемая учетная запись уже известна нашим будущим сотрудникам (которые получат, как мы увидим позже, приглашение принять участие в их адрес электронной почты, лучше быть узнаваемым).
Если у нас еще нет учетной записи Google, мы можем создать ее, используя ссылку здесь -> Создать учетную запись Google .
Введите свои учетные данные, и мы получим доступ к своего рода информационной панели со всеми уже созданными ранее документами, рядом доступных шаблонов и документов, сохраненных на Google Диске (пространство, предлагаемое для документов); чтобы создать новый документ, нажмите « Очистить» .
Перед нами будет настоящий текстовый редактор в стиле Word с автоматическим сохранением в облаке и всеми инструментами для написания любого документа.
Прежде чем мы начнем писать, давайте настроим общий доступ к документу, нажав « Поделиться» в правом верхнем углу.
Если мы еще этого не сделали, нас попросят назвать документ; как только это будет сделано, появится небольшое окно с текстовым полем.
Мы можем ввести в это поле адреса электронной почты пользователей, которым мы хотим получить доступ к документу, или просто ввести имя среди тех, которые сохранены в каталоге контактов Gmail или Android (они появятся сразу).
Кроме того, мы можем получить общую ссылку в чате, нажав на ссылку Получить общую ссылку в правом верхнем углу окна.
Важным моментом в момент добавления является настройка разрешений для документа, щелкнув рядом с текстовым полем на значке карандаша: чтобы пользователи могли сотрудничать, мы должны предоставить разрешения на изменение.
Чтобы получить более точный контроль доступа и действий, которые могут выполнять соавторы, нажмите « Дополнительно», чтобы иметь возможность проверить также изменения, связанные с доступом, добавления новых людей без вашего согласия и деактивации загрузки, параметры печати и копия для тех, кто не авторизован.
После добавления по крайней мере один соавтор появится с курсором другого цвета, ссылаясь на пользователя, который только что вошел в документ: он может писать и интегрировать в запись в режиме реального времени, чтобы получить настоящий общий документ для совместной работы.
В дополнение к совместной работе над документом, у нас также будет доступ к небольшому чату, чтобы мы могли лучше планировать написание несколькими руками и вместе комментировать дополнения и улучшения.
2) Microsoft Word Online
Word Online - это еще один инструмент, который можно использовать для совместного использования документа и одновременной записи с другими пользователями, который может бесплатно использовать любой пользователь, имеющий доступ к учетной записи Microsoft или Outlook.
Страница для доступа к Word Online доступна здесь -> Word Online .
Нам будет предложено ввести учетные данные для учетной записи Microsoft или Outlook; введите учетные данные нашей учетной записи или, если у нас ее еще нет, зарегистрируйте новую учетную запись, используя ссылку здесь -> Создать учетную запись Microsoft .
Как только мы получим доступ к нашей учетной записи, у нас будет доступ к панели инструментов со всеми уже созданными онлайн-документами, моделями, предлагаемыми на сайте, и моделями, которые могут присутствовать в облаке OneDrive.
Чтобы создать новый документ Word, мы нажимаем на Новый пустой документ .
Он откроет новое окно, очень похожее на программу Word, которую мы можем установить на компьютер, но оно работает полностью онлайн (мы можем использовать его с любой операционной системой).
Когда вы ознакомитесь с интуитивно понятным интерфейсом этого Word Online, нажмите на элемент « Поделиться» в правом верхнем углу.
В центре откроется новое окно, где вы можете настроить сотрудничество.
Просто введите адреса электронной почты соавторов в поле « Кому» и настройте доступ с помощью опции « Получатели, авторизованные для изменения» .
Мы можем выбрать, могут ли они редактировать документ или просто просмотреть его, и, кроме того, выбрать, должны ли изменения вноситься только сотрудниками с учетными записями Майкрософт или нет (очень хорошо, если мы не знаем, подписаны ли они на службу).
В качестве альтернативы мы всегда можем отправить ссылку для обмена, щелкнув элемент URL-адреса ссылки, который позволяет создать хорошую ссылку для обмена в чате.
Как только все соавторы будут добавлены, у нас будет доступный общий документ, изменения будут отображаться (в режиме реального времени, только если у нас также есть подписка на Office 365) в документе, и у нас также будет небольшой чат, где мы сможем обсудить новые пункты и дополнения.
Читайте также: сайты для совместной работы в Интернете и писать вместе
