Сколько раз нам приходилось вручную заполнять буквы, ярлыки или приглашения различной информацией по каждому из них: в основном мы должны повторить шаблон письма или ярлыка на весь лист (фиксированные данные) и заполнить каждое с помощью разные данные для ввода (гибкие данные). Эта операция может быть очень утомительной и повторяющейся, но, к счастью, программы, используемые для записи и управления данными, помогают нам слияния почты, что позволяет нам реплицировать гибкие данные в модели, созданные с фиксированными данными., чтобы одним махом сгенерировать все билеты, письма или этикетки со всеми необходимыми данными. В этом руководстве мы увидим, как выполнять слияние почты в Word, Excel и LibreOffice, поэтому вы можете время от времени выбирать лучшую программу для этого на нашем компьютере.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: объединение почты в Gmail для отправки персонализированных писем нескольким контактам
Как сделать слияние почты
Если нам нужно создать множество отпечатков с фиксированными данными и гибкими данными, просто прочитайте следующие главы, чтобы достичь цели без необходимости вручную записывать все данные, значительно ускоряя печать писем, билетов, этикеток и т. Д.Как сделать слияние почты с Word и Excel
Для создания почтового слияния мы начинаем писать фиксированную часть нашего документа на Word: мы можем получить помощь в реализации моделей, предлагаемых программой Office, чтобы иметь основу для начала.
Как только «фиксированная» часть будет завершена, мы должны указать распечатки слияния на документе, то есть части, которые будут заполнены гибкими данными. Нажмите вверху в меню « Письма», затем нажмите « Начать слияние» -> « Мастер слияния» .
Боковая панель откроется справа от документа, где мы будем руководствоваться при создании почтового слияния: мы выбираем тип печати, который будет сделан ( письма, электронные письма, конверты, этикетки или список ), нажимаем Далее, выбираем Использовать документ текущий или измените макет документа (программа сама сгенерирует поля, которые нужно заполнить), снова нажмите Далее и в следующем разделе выберите Создать новый список для создания гибких данных.
Для удобства мы также можем использовать Excel, гораздо более подходящий для генерации данных для слияния почты; оставляя документ Word на мгновение приостановленным, мы открываем Excel и начинаем вставлять данные, которые будут использоваться для объединения почты, в различные строки и столбцы.
Для этой цели мы также можем создать простую таблицу, чтобы все было максимально аккуратно и упростить задачу, вернувшись обратно в Word.
После создания документа Excel с гибкими данными и сохранения электронной таблицы вернемся к документу Word и на боковой панели перейдем к разделу выбора данных, чтобы мы могли нажать кнопку « Обзор» .
Откроется окно, в котором нам просто нужно выбрать документ Excel, созданный ранее; После этого программа спросит нас, хотим ли мы использовать данную таблицу или мы хотим вручную выбрать данные, которые будут использоваться.
Таким образом, мы создадим получателей слияния, которые появятся в специальном окне.
Все, что нам нужно сделать, это проверить ввод данных и, наконец, нажать ОК .
В заключение нам нужно будет нажать Далее на панели справа, выбрать расположение меток, сгенерированных данными (будьте осторожны, чтобы они совпадали с той частью, которую мы хотим заполнить гибкими данными!), Снова нажмите Далее, проверьте конверты по одному буквы или метки, сгенерированные Word и, наконец, напечатанные на последнем экране клавишей Print (после последнего нажатия кнопки Next ).
Если мы не удовлетворены результатом, мы также можем отредактировать отдельные метки, буквы или конверты, созданные с помощью кнопки « Редактировать отдельные метки», присутствующей на последнем экране мастера.
Как сделать слияние почты на LibreOffice
Если у нас нет возможности использовать Microsoft Office на нашем компьютере, мы всегда можем установить бесплатный пакет LibreOffice, с помощью которого мы можем выполнить слияние почты (называемое здесь последовательной печатью).Мы открываем программу LibreOffice Calc и вставляем все гибкие данные, которые будут использоваться в последующей печати серии, стараясь упорядочить их в таблице.
Сохраните электронную таблицу и откройте программу LibreOffice Writer, начните писать или создавать фиксированную модель, которая будет использоваться для слияния, затем откройте меню « Инструменты» и щелкните последовательно пункт « Мастер печати» .
На этом экране мы можем выбрать, начинать ли с уже открытого документа или загружать другой документ или модель, загруженную из Интернета ; После того, как вы сделали свой выбор, мы нажимаем кнопку « Далее», выбираем, создавать ли письмо или сообщение электронной почты, и снова нажимаем кнопку « Далее», чтобы попасть на самый важный экран, где мы можем вставить блок адресов.
Теперь нажмите « Выбрать список адресов» и в новом окне нажмите « Добавить», чтобы иметь возможность добавить электронную таблицу, созданную ранее с помощью Calc (в частности, сводную таблицу, созданную для сортировки данных).
После загрузки гибких данных нажмите « Другое», чтобы выбрать формат данных, затем выберите « Объединить поля», чтобы выбрать, какие данные использовать в выбранном формате.
Теперь мы нажимаем ОК, мы проверяем, все ли сгенерированные документы имеют загруженные нами данные, затем снова нажимаем Далее, выбираем наиболее подходящую форму приветствия, снова нажимаем Далее и настраиваем расположение данных в документе, чтобы мы могли Предварительный просмотр окончательного результата.
Мы вернемся к документу Writer, на этот раз разделенному на столько документов, сколько нужно сделать отпечатков (мы увидим новую панель инструментов вверху). Чтобы начать процесс печати, просто нажмите значок Печать составных документов .
Выводы
Слияние почты может быть очень полезным в офисе, когда нам нужно отправить один документ нескольким людям, и на самом деле нам нужно изменить только приветственное сообщение, заголовок и окончательное приветствие каждого из них. Он также может быть очень полезен в домашних условиях для создания свадебных приглашений, специальных приглашений или персонализированных билетов для каждого гостя: следуя инструкциям, которые мы иллюстрировали, мы сможем распечатать слияние, используя как Word, так и Excel (доступны как платные программы) и LibreOffice (доступно бесплатно).Мы не знаем, как создавать ярлыки в Word »> Как создавать ярлыки в Word.
Если вместо этого нам нужно составить счет-фактуру с помощью Excel, мы приглашаем вас прочитать нашу статью Как создать счет-фактуру с помощью Excel, с нуля, просто и индивидуально .
В заключение мы советуем вам взглянуть на Как печатать визитки с помощью Word или LibreOffice, что очень полезно, если нам нужно множество визиток с фиксированными данными.
