Проходит время, рождаются и умирают новые системы связи, но главной на протяжении более десятилетия всегда были одни и те же электронные письма. Сегодня, однако, даже услуги по получению электронной почты отличаются от современных и инновационных, с вариантами организации почты различными способами и старомодными, идентичными тем, что были десять лет назад, без каких-либо улучшений.
Читайте также: Лучшие бесплатные сайты электронной почты, где вы можете создать адрес электронной почты
Google Mail, называемый Gmail, безусловно, является наиболее мощным и полным набором услуг электронной почты через Интернет, поэтому для тех, кто испытывает трудности с управлением входящей почтой, в этой статье мы рассмотрим некоторые важные приемы, которые необходимо знать для упрощения управления. новых полученных писем .
Речь идет о настройке автоматизированной системы для очистки почты, потому что, знаете, если вы оставите эту задачу на усмотрение пользователя, несмотря на все усилия, вы неизбежно проиграете войну с беспорядком.
Чтобы автоматизировать почтовый ящик Gmail, чтобы вам не пришлось беспокоиться о потере важных электронных писем и сообщений, вы можете следовать этим 6 советам, используя внутренние функции почтового сайта Google.
Это сборник полного руководства по Gmail .
1) Используйте фильтры и метки для автоматического управления приемом входящих сообщений .
В прошлом я уже говорил об этом в статье общего руководства по созданию фильтров электронной почты для Yahoo Mail, Hotmail и других почтовых сервисов, включая Gmail.
Знание того, как создавать фильтры в Gmail, важно для создания новых каждый раз, когда вы получаете новое сообщение в свой почтовый ящик, которое не каталогизируется автоматически.
Таким образом, если все полученные сообщения перечислены в хронологическом порядке, но без каких-либо различий, пришло время создать фильтры и метки для сортировки почты в различных папках в соответствии с отправителем, темой или другими критериями.
Будучи метками, сообщения фактически не удаляются из общего списка входящих, а просто фильтруются и выделяются в группе, что облегчает их поиск и поиск.
Ярлыки перечислены в левой части страницы в меню Gmail.
Когда вы получите новое почтовое сообщение, которое не имеет ярлыка, откройте его или выберите его, а затем нажмите кнопку ярлыка рядом с кнопкой « Другое », чтобы создать новое.
В идеале, метка должна быть применена к каждому повторяющемуся сообщению .
Например, метка применяется к уведомлениям Facebook, другая метка применяется к электронным письмам новостной рассылки Navigaweb, другая к рабочим сообщениям и так далее.
После того, как вы создали новую метку для сообщения, чтобы убедиться, что все следующие входящие, похожие на ту, автоматически помечаются одинаково, откройте письмо, нажмите кнопку « Прочее » и в раскрывающемся списке нажмите « Фильтровать сообщения этого типа ».
Таким образом, правило создается автоматически и быстро, в результате чего все сообщения с того же адреса электронной почты или созданной метки связываются.
Фильтр можно изменить, выбрав другой критерий, например, если он содержит определенное слово в теме или если он не содержит его, или если сообщение имеет вложение или нет.
Затем нажмите « Создать фильтр с помощью этого поиска » и выберите последнее действие, которое может быть применено к этим сообщениям уже существующим или новым выбранным ярлыком.
В фильтре вы также можете выбрать несколько одновременных действий из доступных; например, ответить по умолчанию, игнорировать сообщение, пометить его как прочитанное или как важное.
Например, чисто информативные электронные письма, которые не нужно открывать и читать, можно игнорировать и архивировать, тогда как электронные письма могут быть помечены как уже прочитанные и помечены только для того, чтобы найти их при необходимости.
Создание ответа по умолчанию для всех сообщений, полученных в Gmail определенного типа, может быть лучшим шагом для облегчения рабочей нагрузки, когда она становится однообразной, или для того, чтобы отправитель знал, что сообщение получено и на него будет дан ответ в ближайшее время.
После создания фильтра важно не забыть поставить крестик на опции « Применить фильтр» и к соответствующим сообщениям, чтобы убедиться, что правило имеет обратную силу и также применяется к сообщениям, уже полученным в прошлом.
ОБНОВЛЕНИЕ: электронная почта в Gmail теперь организована в специальные вкладки и категории
2) Отправка или получение вложений в Gmail с помощью Skydrive, Dropbox, Box и Google Drive - отличный способ не допустить, чтобы вложения занимали слишком много места в Gmail.
Кроме того, без установки плагинов, как видно из декабрьских новостей, с помощью Gmail вы можете отправлять вложенные файлы размером до 10 ГБ.
3) Конвертировать электронные письма в календарь мероприятий
Одна из самых интересных вещей в Gmail - это интеграция с Google Tasts и Google Calendar.
Если вы откроете электронное письмо, нажав на меню «Дополнительно» вверху, вы сможете создать действие, связанное с выбранным сообщением .
К сожалению, вы не можете автоматизировать создание запланированных действий на основе электронных писем, но вы всегда можете создать фильтр и назначить ярлык «возможные действия» для новых входящих сообщений.
Читайте также: руководство по задачам Google для создания списков мероприятий, событий и онлайн-встреч
4) Различать входящие сообщения по полученному адресу электронной почты .
Важно отметить, что фильтр в Gmail также можно использовать, различая входящие сообщения на основе адреса электронной почты, на который было отправлено письмо.
Этот тип фильтра полезен, например, если вы используете Gmail в качестве сайта, где вы также можете получать сообщения из других почтовых ящиков.
Более того, вы можете использовать этот параметр фильтра с псевдонимами Gmail .
Для адреса Gmail существуют бесконечные псевдонимы .
Например, если адрес электронной почты был , псевдонимы будут
Например, он может быть указан как адрес Facebook или как рабочий адрес .
В других статьях, другие приемы, чтобы сохранить ваш почтовый ящик чистым и организованным :
- Отписаться от автоматических рассылок и писем
- Автоматические фильтры для социальных обновлений, оповещений и рассылок
- Расширенное руководство по поиску почты в Gmail
