Gmail является одним из наиболее успешных сервисов, подписанных Google, поскольку практически каждый использует учетную запись электронной почты при регистрации новой учетной записи Google (на смартфоне, на YouTube и т. Д.). До Gmail онлайновые почтовые службы были неудобны в использовании, очень ограничены и требовали, чтобы клиент для настольных компьютеров, такой как Microsoft Outlook, мог нормально работать. Вместо этого Gmail представляет собой настоящий веб-почтовый клиент, мощный и настолько полный функций, что для него потребуется руководство с сотнями страниц! Gmail остается самым популярным онлайн-сервисом для работы с электронной почтой, даже если не каждый в полной мере использует его возможности: чтобы иметь возможность использовать его должным образом, в этой статье мы покажем вам лучшие функции, которые отличают его от конкурентов. Использование электронной почты Gmail никогда не будет прежним после прочтения этого руководства!
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ -> Синхронизируйте адресную книгу между Gmail и Outlook и импортируйте контакты
Если у нас еще нет учетной записи Gmail, мы можем исправить это, открыв учетную запись Google здесь -> Новая учетная запись Google .
Чтобы использовать Gmail со смартфона или планшета, мы можем загрузить специальное приложение здесь -> Gmail ( Android ) и Gmail ( iPhone ).
1) Исследования
Поскольку Gmail является службой Google, очевидно, что поиск электронной почты может быть лучше, чем в любой другой программе или службе веб-почты. При желании также не было бы необходимости сортировать мои электронные письма по папкам, поскольку их можно найти быстро и точно.
Важно знать наиболее полезных операторов Gmail для расширенного поиска почты и вложений .
Например, мы можем искать все электронные письма по дате, включая электронные письма, полученные в этот день или в предыдущий или последующие дни: например, мы можем ввести в строку поиска « после: 2018/12/25 », чтобы найти все полученные электронные письма. после Рождества вместо « до: 2018/12/25 » искать сообщения, полученные до Рождества. Если, с другой стороны, у нас есть непрочитанные сообщения в течение длительного времени, но они «исчезли» среди бесчисленных последующих сообщений, мы всегда можем открыть меню « Все сообщения» (строка слева) и ввести в строке поиска « is: unread », чтобы просмотреть все непрочитанные письма, так как у нас есть активная учетная запись Gmail.
2) Как использовать фильтры
С Gmail мы можем использовать фильтры для автоматизации управления полученными сообщениями на основе отправителя, на основе темы, на основе темы и т. Д. Каждое письмо может быть преобразовано в фильтр, нажав на три точки рядом с датой и временем электронного письма и используя Фильтр сообщений этого типа . В качестве альтернативы мы можем создать фильтр на лету, щелкнув вверху треугольника справа от панели поиска и начав заполнять различные поля.
В дополнение к кнопке « Поиск» мы также можем использовать кнопку « Создать фильтр», чтобы мы могли превосходно фильтровать все полученные письма. Фильтр также может иметь обратную силу, то есть действителен для организации уже полученных писем.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Закажите входящие с фильтрами и псевдонимами в Gmail для управления полученными электронными письмами
3) Как использовать этикетки
Вместо использования фильтров вы можете использовать метки как своего рода связующее звено для организации вашей почты.
Gmail уже автоматически применяет нужные метки в соответствии со своими алгоритмами (вставляя сообщения Faceboook в социальные сети, например, или поставки Amazon в обновлениях ), но мы можем улучшить управление метками и создавать новые, нажав на символ в форме шестеренка и зайдя в меню Настройки -> Ярлыки .
Если вместо этого мы хотим изменить метку, назначенную уже полученному электронному письму, просто откройте его и нажмите кнопку « Метка» вверху.
4) Используйте Gmail с другими учетными записями электронной почты
Gmail позволяет очень легко импортировать другие учетные записи электронной почты, чтобы вы могли получать сообщения с других адресов, а также отправлять электронные письма с использованием этих адресов. Чтобы добавить учетные записи электронной почты, просто нажмите на символ шестеренки и перейдите в « Настройки» -> « Учетная запись и импорт», затем нажмите « Добавить другой адрес электронной почты» . Gmail использует IMAP и SMTP, чтобы иметь возможность получать и отправлять электронную почту от других операторов; многие из них являются самоконфигурируемыми (просто введите свой адрес электронной почты и пароль), в других случаях нам придется восстановить параметры доступа для ручной настройки.
Чтобы узнать больше, мы рекомендуем прочитать статью о том, как импортировать и управлять другими учетными записями электронной почты в Gmail с несколькими ящиками.
5) Отменить отправку электронного письма
Как видно из другой статьи, вы можете активировать функцию, чтобы отменить отправку электронного письма, отправленного по ошибке, чтобы вы могли немедленно исправить любую ошибку или недоразумение. Таким образом, после нажатия кнопки « Отправить письмо» у нас будет еще несколько секунд, чтобы отменить ее, если мы ошиблись. Обычно время для переосмысления ограничено 5 секундами, но если мы хотим увеличить время для отмены электронного письма, мы можем изменить его в меню « Настройки» -> « Общие», изменив пункт в « Отмена отправки» -> « Период отмены» отправить .
Мы можем установить максимум 30 секунд, кроме того, это запрещено (также для того, чтобы не слишком сильно замедлять отправку электронной почты на серверы Gmail).
6) Активируйте «Ответить всем» по умолчанию
Когда в Gmail приходит новое групповое сообщение, мы можем быть уверены, что при нажатии кнопки « Ответить» электронное письмо будет адресовано всем адресам, отмеченным в поле получателя, а не только отправителю. Эту опцию можно активировать в меню « Настройки» -> « Основные» и путем активирования флажка « Ответить всем», присутствующего в поведении ответа по умолчанию .
7) Как отправлять автоматические ответы, когда нас нет
Если мы отсутствуем в течение длительного периода времени и хотим, чтобы любой, кто пишет нам по электронной почте, знал о нашей недоступности, мы можем настроить автоответчик на Gmail, который немедленно отправит персонализированное сообщение всем отправителям, которые свяжутся с нами. Чтобы его настроить, мы всегда нажимаем кнопку передач, затем идем в Настройки -> Общие .
Прокрутите страницу вниз, пока не дойдете до раздела Автоответчик .
Мы устанавливаем дату начала и дату окончания (необязательно), вставляем краткий текст в тему и наши причины или оправдания отсутствия или отсутствия ответа, чтобы вовремя уведомить любого, кто решит ответить нам по электронной почте.
Чтобы не отправлять почту в информационные бюллетени или служебные сообщения, мы можем поставить галочку « Ответить» только тем, кто включен в мой элемент «Контакты», чтобы автоматически отвечали только доверенные лица. В конце настройки нажмите « Активировать автоответчик» и полностью закройте Gmail: мы готовы уйти на каникулы или в дальний путь без особых мыслей!
8) Вложения в Google Drive
Gmail интегрирован с облачным сервисом Google Drive, поэтому полученные вложения всегда можно сохранить в облачном пространстве Google, чтобы они могли быть с вами на вашем ПК или других устройствах.
Это действительно удобно для сохранения и отправки даже больших файлов и использования возможностей просмотра и редактирования документов в Документах Google.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ -> В Gmail вложения и полученные файлы открываются в режиме предварительного просмотра и сохраняются в Google Диске
9) Зарезервированный режим для конфиденциальных писем
Как уже объяснялось, в Gmail можно отправлять защищенные письма с истечением срока действия и паролем.
Благодаря этой функции можно отправлять сообщения с конфиденциальной и конфиденциальной информацией, чтобы их мог открыть только получатель, а также, чтобы после прочтения этого сообщения в первый раз оно автоматически удалялось.
10) Используйте Gmail как полный клиент
Gmail можно считать настоящим почтовым клиентом из-за некоторых особенностей:
- Вы можете получить доступ к Gmail через браузер или через приложение из любого места, если у него есть компьютер, смартфон или планшет с доступом в Интернет.
- Вы также можете открыть Gmail в автономном режиме без подключения к интернету
- Все отправленные и полученные письма Gmail можно загрузить на ПК
- Другие учетные записи электронной почты также могут быть использованы в Gmail
- Вы можете отложить электронную почту в Gmail, чтобы получить их снова
- Спам-сообщения могут быть заблокированы с помощью мощного фильтра, который управляется искусственным интеллектом в Gmail.
- Вы можете архивировать электронную почту в Gmail, чтобы сбросить папку «Входящие», не удаляя ничего
- Вы можете запланировать отправку писем на будущую дату в Gmail
Поэтому, если мы ищем способ заменить Outlook в управлении электронной почтой, возможно, пришло время использовать только Gmail для всех наших почтовых ящиков, чтобы у нас всегда были под рукой все рабочие или личные сообщения.
Читайте также: полное руководство по Gmail, чтобы начать и стать экспертами
