Работать и писать с помощью Word (или эквивалентных программ, таких как LibreOffice Writer или Google Docs) означает решать все проблемы и трудности форматирования текста. Написание документа на компьютере - это легко, но форматирование текста или изменение способа его представления, создания абзацев, разрывов страниц, полей и т. Д. Может привести к разочарованию, если вы не знаете основ.
у каждого будет проблема увидеть пустые страницы в середине документа, не сможет разделить главы, увидеть, что печать отличается от того, что вы видите на экране.
Вы можете значительно улучшить составление документов с помощью Microsoft Word и максимально сократить количество ошибок, не сходя с ума, узнав, как работает форматирование текста в Word и какие инструменты доступны для его управления .
Инструкции в этой статье основаны на Word 2010, но должны работать как с предыдущими, так и с более поздними версиями Word, если не указано иное.
Читайте также: используйте Microsoft Word профессионально и быстро с 5 полезными функциями
1) Три уровня форматирования в Microsoft Word
Первый прием форматирования документа в Word - понять, как Word интерпретирует форматирование текста.
Человеческий разум считает, что документ состоит из слов, которые формируют предложения, предложений, которые формируют абзацы, абзацы, которые составляют страницы, и так далее.
Однако для Word каждый документ состоит из трех основных уровней:
- Разделы : каждый документ Word имеет один или несколько разделов.
- Абзацы : каждый раздел имеет один или несколько абзацев.
- Символы : каждый абзац имеет один или несколько символов.
Word позволяет применять форматирование ко всему документу или к определенным страницам документа, но в действительности каждое правило всегда применяется к одному из этих трех уровней, а не ко всему документу.
2) увидеть скрытых персонажей
Чтобы научиться форматировать текст в Microsoft Word и работать со стилями, вы всегда должны держать скрытые символы видимыми, по крайней мере, до тех пор, пока вы не станете настолько хорошими, чтобы «видеть их», даже если они не видны глазу.
На главной панели инструментов нажмите кнопку с символом ,, чтобы увидеть непечатные и скрытые символы, которые являются символами структуры документа.
Теперь лист будет выглядеть нечетким с точками по бокам и ¶ в конце каждой строки, заканчивающейся точкой.
В Word каждая кнопка, которую вы нажимаете на клавиатуре, является символом, но видны только буквы, цифры и знаки препинания.
С опцией показа скрытых символов, попробуйте нажать Enter, Tab и пробел, чтобы понять, что они также интерпретируются как символы, не для печати.
При копировании и вставке в текст эти символы также копируются.
Может быть немного некрасиво видеть все эти странные символы вокруг текста, но вы должны привыкнуть к нему, чтобы проверить форматирование.
Повторным нажатием клавиши always всегда можно отключить скрытые символы.
Вы можете точно контролировать, какие символы отображать и скрывать, перейдя в File -> Options -> Display .
Единственное, что вы не видите, это разрывы разделов в документе, видимые только при переключении в черновой режим (меню Вид -> Структура ).
3) Проверьте разделы
Разделы контролируют весь поток документа.
Все документы Microsoft Word начинаются с одного раздела, который изменяется при добавлении следующих изменений:
- Ручной разрыв раздела вставлен.
Вы можете создать новый раздел вручную, вставив разрыв раздела (в меню Word Layout -> Breaks )
Существует два типа разрывов разделов, один из которых разбивает текст на странице, а другой продолжает писать на той же странице, где вставляется разрыв.
В Word также есть нечетные и четные разрывы страниц.
- Форматирование определенных страниц изменено.
Помните, что Word не видит страницы, только разделы.
Когда вы изменяете форматирование определенной страницы или диапазона страниц, Word создает новый раздел для них, автоматически вставляя разрыв раздела выше и ниже.
Любые изменения форматирования на уровне страницы применяются ко всему разделу.
Разделы действительно могут свести вас с ума, если вы не понимаете, как ими управлять и чем они являются, особенно потому, что вам нужно использовать представление «Дизайн» для управления ими.
Типичная ошибка новичка - переключиться на запись на следующей странице, не прерывая страницу, несколько раз нажав Enter.
4) Используйте абзацы
Параграф, пожалуй, самый важный элемент документа Microsoft Word.
Успех в форматировании текста все зависит от понимания, как это работает.
Абзац - это фраза, которая заканчивается переносом, а затем использованием. и затем нажмите Enter.
В Word абзац обозначен знаком ¶
Знак абзаца является важным и специальным символом, потому что он говорит нам все о структуре текста.
Просмотр ¶ позволяет нам избежать ошибок, таких как переход к следующей странице, нажав несколько раз клавишу Enter или потерю форматирования при копировании и вставке.
Это связано с тем, что символ also также не копируется.
Чтобы писать в Word, важно видеть эти символы и всегда знать, где заканчивается предложение.
5) Используйте стили для организации и применения форматирования
Один стиль - это сбор информации о форматировании, который может быть применен к фрагменту текста одновременно.
Стили полезны для применения одинакового форматирования в документе.
Главное меню Word позволяет выбрать один из предопределенных стилей двух типов: стили абзаца и стили символов.
Быстрые стили доступны из выпадающего меню на главной панели.
- Стили абзацев включают форматирование, применяемое ко всему абзацу (таблицы, межстрочный интервал, границы и отступы), а также форматирование символов (тип шрифта, размер, цвет).
Стили абзаца отмечены знаком ¶.
- Стили символов содержат информацию только о форматировании выбранных символов в абзаце.
Стили символов включают только форматирование символов, букв и цифр.
Если вы применяете стиль символа в абзаце, он переопределяет стиль абзаца.
Вы можете редактировать существующие стили, но лучше оставить их там, где они есть, и создать свой собственный, если вы хотите иметь этот элемент управления.
В новых опциях создания стилей лучше добавить его в меню быстрых стилей, но не активировать опцию автоматического обновления.
Лучше использовать тот же стиль автоматически для следующего абзаца, чтобы получить единый документ.
Для заголовков или подписей лучше использовать разные стили.
Все основы стилей в Word полностью объяснены в руководстве Итальянского офиса на этой странице.
6) Подготовьте документ первым
Нет ничего более разочаровывающего, чем пытаться решить проблемы с разделами в Word или решить проблему со стилями готового документа.
Лучший способ писать в Word - это делать, не беспокоясь о форматировании, а затем, после завершения, открыть новый документ, правильно подготовить его и скопировать текст из старого в новый, вставив его в виде неформатированного текста.
В другой статье рассказывается о программе для вставки скопированного текста без форматирования.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Получите хорошие результаты с электронными таблицами в 4 шага (Excel, LibreOffice и Google Drive)
