Платформа Google Drive полезна не только для хранения фотографий и видео в Интернете (как и любой другой облачный сервис), но и может стать полноценным офисным пакетом, работающим онлайн, в автономном режиме и совместно. К этому мы добавляем, что все предлагается бесплатно, что делает его практичным решением для тех, кто не хочет платить хорошие деньги за использование платформы Microsoft, то есть Office 365. В этом руководстве мы собрали все советы экспертов, чтобы лучше использовать Google Drive и Google Docs. в их наиболее скрытых и наименее используемых функциях. Платформа, возможно, еще не является полной заменой Microsoft Office, но она настолько улучшилась, что ее можно использовать в производственном секторе без особых жертв. Руководство будет разделено на две части: в одной мы соберем все советы и рекомендации для Google Диска, а в другой - советы экспертов по использованию Документов Google .
Индекс статьи
- Читы для Google Drive
- Коды к Google Docs
- Выводы
Читы для Google Drive
В этой части руководства мы покажем вам самые полезные советы по использованию облачной платформы Google Drive в качестве настоящего профессионала, сосредоточив внимание на совместном использовании файлов, публикации файлов и других аспектах совместной работы платформы.Поделиться файлом или папкой
Как только файл или папка загружены в облако, мы можем поделиться ими с нашими друзьями и коллегами. Чтобы поделиться на Google Диске, просто откройте персональную облачную страницу, щелкните правой кнопкой мыши файл или папку, затем нажмите « Поделиться» . В открывшемся окне введите адреса электронной почты наших коллег и друзей, чтобы они могли получить доступ к файлу, чтобы прочитать его, отредактировать или загрузить его (в зависимости от предоставленных нами разрешений).
Поиск по типам файлов
Открывая Google Диск, в главном интерфейсе сайта, мы нажимаем на стрелку в поле поиска вверху, чтобы сделать поиск очень конкретным, чтобы выбрать, следует ли отображать только файлы определенного типа, их разрешения и их онлайн видимость.Сортировать файлы
В правой части интерфейса веб-сайта Google Диска мы находим кнопку для изменения отображения файлов, чтобы вы могли заказать их из самых последних или самых тяжелых или последних модифицированных, используя определенные столбцы (над файлами).Для заказа определенных файлов мы также можем использовать меню в левой части интерфейса: « Мой диск», «Компьютер», «Доступ ко мне», «Последние», «Специальные» и «Корзина» (где мы находим удаленные файлы).
Несколько предварительных просмотров
Не открывая каждый файл, мы можем предварительно просмотреть несколько файлов, просто нажав правую кнопку на файле или папке и используя кнопку предварительного просмотра (символ глаза). Используя клавиши курсора или стрелки по сторонам, мы можем перемещаться по контенту без необходимости открывать или загружать его.Добавьте Google Drive на рабочий стол вашего ПК
Если мы часто используем Google Drive, мы можем быть уверены, что файлы, созданные или сохраненные в Интернете, также будут синхронизированы с ПК. Клиент Google Drive можно загрузить с официальной страницы, выбрав программу установки резервного копирования и синхронизации .Настольное приложение Google Drive также позволяет использовать платформу в качестве онлайн-сервиса резервного копирования локальных файлов.
Вы можете выбрать определенные папки для синхронизации, пока файлы документов отображаются в виде веб-ссылок, если вы не хотите конвертировать их в документы Office.
Управление вложениями
С помощью Drive мы можем управлять вложениями Gmail, чтобы сохранять их непосредственно в облаке, не загружая их на ПК при использовании. Это очень полезно, если мы временно обращаемся к корпоративному или общедоступному ПК и не хотим оставлять важные вложения. Вернувшись домой, мы найдем вложение электронной почты в нашем Google Диске, как на смартфоне, так и на ПК.Приложения Google Диска
Google Drive не только позволяет загружать файлы с вашего компьютера, но вы также можете создавать новые с нуля. Как уже упоминалось, вы можете создавать документы с помощью приложений Google Docs или даже других, используя внешние приложения, которые интегрируются в Google Drive. Например, вы можете создать файл HTML-кода, видео, чертеж, простой текстовый лист, факс или что угодно. Многие из этих приложений доступны в Интернет-магазине Chrome или могут быть добавлены нажатием кнопки настроек справа в главном интерфейсе.В другой статье мы увидели лучшие приложения для Google Drive, которые, надо помнить, работают только с использованием Chrome в качестве браузера.
Коды к Google Docs
В этой части руководства мы покажем вам приемы, позволяющие лучше использовать функции Документов Google на платформе Drive. Многие из показанных команд также можно использовать на накопителе, поскольку в конечном итоге они являются частью одной и той же платформы (фактически Docs является расширением накопителя для управления офисными документами в облаке).Документы Google в автономном режиме
Как уже было написано в прошлом, вы можете использовать приложения Google Docs даже без подключения к Интернету, установив их как приложения Chrome на наш ПК, чтобы мы могли бесплатно заменить Microsoft Office в управлении файлами DOC, XLS и PTT.Чтобы узнать, как это сделать, прочитайте наше руководство по Google Drive Offline, чтобы открыть документы без интернета .
Сканирование документов с мобильного телефона
Приложение Google Диск позволяет преобразовывать бумажные документы в цифровые документы благодаря специальной функции распознавания текста. Чтобы активировать его, просто нажмите кнопку + и выберите создание нового документа из фотографии .Если вы хотите продолжить изучение этой темы, рекомендуем прочитать руководство по сканированию документов, преобразовав их в PDF с помощью камеры вашего мобильного телефона .
Вокальное письмо
Если мы намереваемся написать документ, диктуя слова голосом, мы можем использовать функцию голосовой записи, щелкнув в верхней части меню Инструменты, а затем - Голосовой набор текста .
Очевидно, что для того, чтобы функционировать, необходимо наличие микрофона (тот, который включен в веб-камеру, подойдет, но нам придется расположиться рядом с камерой).
Пишите от руки
Как и в Gmail, Google Drive также можно писать вручную с помощью мыши, устанавливая определенное расширение в Google Chrome.Эта функция может быть очень полезна для подписания документов без необходимости каждый раз печатать и сканировать их, но требует некоторых ручных навыков с помощью мыши (это не так просто подписать, просто перемещая мышь).
Используйте функцию OCR в тексте
С помощью Google Диска вы можете использовать оптическое распознавание символов (OCR) для анализа текста в файлах PDF и изображений, чтобы преобразовать их в редактируемый стандартный документ.Таким образом, вы можете, например, отсканировать книгу, а затем скопировать ее в документ, который вы можете редактировать.
Чтобы узнать больше об этой функции, обратитесь к нашему руководству о том, как извлечь текст из PDF или изображения с помощью Документов Google.
Копировать ключ формата
Кнопка « Копировать формат» присутствует на панели инструментов во всех основных приложениях Google Docs и может использоваться для копирования формата одного блока текста в другой.Это одна из наиболее важных функций в Microsoft Office, которая не может отсутствовать в наборе программ для создания документов.
Установить стили текста по умолчанию
Это также основная функция Word, теперь также включенная в Документы Google, с выпадающим меню, в котором вы можете выбрать предопределенные стили шрифта и меню параметров, чтобы изменить их и сохранить новые стили, отличные от стандартных.Ищите ссылку
Если вам нужно написать документ с гипертекстовыми ссылками, выделите слово, такое как «Navigaweb», щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Ссылка», чтобы добавить ссылку на нужный сайт, автоматически найденный приложением.Перетащите изображения
Чтобы добавить изображение в документ, вам просто нужно перетащить его мышью из папки или с другого веб-сайта в веб-интерфейс приложения Google Drive.Перевести документы
Вы можете воспользоваться возможностями Google Translate и быстро переводить документы с помощью пункта меню Сервис -> Перевести документ, который позволяет переводить 46 различных языков в двух направлениях.Изменить темы для слайдов
Темы презентации очень похожи на темы Microsoft Powerpoint, чтобы сразу создать макет для правильной презентации. Возможность изменить текущую тему из меню « Слайд» появилась совсем недавно.Макетные таблицы
В приложении Google Docs отсутствуют самые передовые инструменты дизайна, но таблицы могут использоваться для создания различных типов макетов. В меню « Таблица» вы можете создать невидимую сеть ячеек, в которую можно писать, чтобы форматировать текст по-разному.Условное форматирование в листах
Возможности и область применения веб-приложений Google Docs все более расширяются благодаря также меню « Формат», которое в приложении «Рабочие таблицы», эквивалентном Excel, позволяет создавать условный формат для различного цвета текста в ячейках. в зависимости от значения, которое они имеют.Публикация файлов на сайте с встраиванием
Эта уникальная функция Документов Google позволяет встраивать документ на веб-сайт или веб-страницу только путем копирования кода для встраивания, как это происходит с видео на Youtube. Код можно получить из меню Файл -> Опубликовать в Интернете .Выводы
В этом кратком руководстве мы показали вам все экспертные функции, доступные на Google Диске и в Документах Google, чтобы вы могли начать использовать платформу, предлагаемую Google, как и должно быть. Возможно, он не полностью заменит Office, но мы можем использовать его для редактирования и чтения документов на лету.Если мы поклонники потоковой музыки, мы также можем использовать Drive в качестве хранилища для наших файлов, чтобы мы могли воспроизводить их со смартфонов или других компьютеров, как описано в нашем руководстве « Как слушать музыку, сохраненную на Drive» .
Если, с другой стороны, нам нужно интегрировать заметки, сохраненные в Google Keep, в Документы или диск Google, мы можем использовать шаги, описанные в руководстве « Как интегрировать Google Keep с Документами Google», чтобы добиться успеха.
