Microsoft Outlook - самая популярная и известная в мире программа для управления электронной почтой на вашем компьютере, даже если она входит в пакет Office. Outlook жизненно важен во многих организациях не только благодаря очевидным возможностям управления электронной почтой, но и по календарю, задачам и функциям адресной книги.
Для компаний удобнее подключать Outlook к серверу Exchange, чтобы все могли использовать одну и ту же адресную книгу и календари, что стало отличным инструментом для совместной работы на корпоративном уровне.
Для домашнего использования Outlook в основном используется для загрузки почты на компьютер и хранения ее вне Интернета, но, хотя большинство людей, конечно, не используют сервер Exchange дома и, вероятно, даже не знают, что это такое. черты, функции Outlook делают его мощным инструментом управления активностью также для личного и непрофессионального использования, для чтения электронных писем, последующих встреч, организации адресных книг и многого другого.
В этом руководстве мы сделаем краткий и концентрированный курс о том, как использовать Microsoft Outlook (с его последней версией, Outlook 2013 ), чтобы изучить его основные функции и настроить его для каждой учетной записи электронной почты .
Любой, у кого есть программы Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint и т. Д.), Также имеет Outlook на компьютере и может открыть его для первого доступа.
Будучи продуктом серии Office, вы обнаружите знакомый интерфейс, немного похожий на интерфейс Word, даже если он работает совсем по-другому.
По умолчанию Outlook является папкой «Входящие», сверху находится лента с лентой, скрытая для экономии места на экране.
Чтобы быстро увидеть и скрыть ленту, просто нажмите клавиши CTRL - F1 .
Вы можете заблокировать панель, нажав на чертёжную кнопку, которая служит для её исправления и больше не скрывает.
Ленточная лента позволяет очень легко находить кнопки для активации функций и использовать программные инструменты.
На вкладке «Главная» расположены разные кнопки в зависимости от режима и экрана, на котором вы находитесь.
На главном экране есть варианты для почты.
По левому краю Outlook находятся папки, а в нижней части этой панели находятся режимы Outlook: Входящие, Календарь, Люди, Задачи и так далее.
Если щелкнуть стрелку в верхней части панели навигации, она развернется на панели, чтобы увидеть структуру папок учетной записи электронной почты.
Нажмите на три точки, чтобы получить доступ к дополнительным режимам Outlook: заметкам Outlook, папкам и ярлыкам.
В «Параметры навигации» вы можете изменить порядок отображения различных элементов и отключить компактную навигацию, если вы используете большой монитор.
Вкладка « Отправить / получить » относится, в частности, к функциям «Входящие», но также отображается в других режимах (календарь, задачи и т. Д.), Даже если они не имеют такой же функциональности.
В зависимости от типа используемого вами почтового протокола (IMAP или POP) у вас может быть или не быть возможности загружать только заголовки сообщений, отмечать или отменять выбор сообщений для загрузки и другие функции (которые доступны только при Протокол IMAP, всегда рекомендуется)
Вкладка папок позволяет управлять папками в вашей почтовой учетной записи, создавать новые, выбирать правила автоматического архивирования старых писем и другие свойства.
В режиме календаря нет папок, поэтому из этого меню можно копировать или перемещать календари.
Структура папок имеет важное значение для управления почтой и поддержания ее в чистоте, чтобы не пропустить важные сообщения и легче находить почту.
В другой статье мы увидели, как создавать правила и почтовые фильтры в Microsoft Outlook для организации почты в папки .
Параметры отображения содержат основные функции, позволяющие скрывать или отображать некоторую информацию и элементы интерфейса Outlook, среди которых есть также напоминания .
В режиме календаря можно изменить способ отображения дней с ежемесячным, еженедельным или ежедневным просмотром и цветом.
Параметры на ленте ленты, как упоминалось выше, меняются в зависимости от того, где вы находитесь.
Если вы пишете новое письмо, вы найдете все кнопки для форматирования текста, для добавления вложений, изображений, ярлыков и т. Д.
Вкладка « Вставка » присутствует в каждом разделе Outlook и позволяет изменять содержимое сообщений, действий, событий календаря.
В случае сообщений электронной почты есть кнопка для параметров, где можно выбрать тему, цвета, шрифты и эффекты, CCN (копия, скрытая для скрытия получателей электронного письма) и запрос подтверждения читать электронную почту.
Вкладка «Редакция» содержит функции автоматического исправления орфографии и грамматики, которые помогают избежать ошибок при написании электронных писем.
Вы также можете переводить отправленные сообщения на другие языки.
Давайте теперь перейдем к настройке учетной записи электронной почты, которая может быть автоматической или ручной
При первом запуске Outlook вам будет предложено создать учетную запись, которую вы также можете сначала пропустить, а потом добавить.
Фактически вы можете использовать Outlook без учетной записи в режимах календаря, задач и заметок.
Однако, поскольку это программа, предназначенная главным образом для управления электронной почтой, стоит сразу добавить учетную запись, попробовав автоматическую настройку, в которой вам просто нужно ввести имя пользователя и пароль, которые вы используете для доступа к почтовому ящику.
Если автоматическая конфигурация не работает (она, безусловно, работает с адресами Hotmail и Outlook.com, но, как говорят, не работает с другими поставщиками), необходимо выполнить настройку вручную .
Чтобы добавить учетную запись в Outlook, необходимо перейти на вкладку « Файл » на ленте и выполнить процедуру ручной настройки.
При ручной настройке первым выбором является использование учетной записи POP или IMAP (или учетной записи Exchange, если вы настроили Outlook в офисе)
Мы уже видели в другой статье различия между IMAP и POP, которые синтетически:
- POP или Post Office Protocol - самый старый протокол, используемый для загрузки почты на компьютер.
- вместо этого IMAP позволяет копировать структуру папок веб-почты и синхронизировать сообщения, не пропуская их с почтового сервера, с возможностью загрузки только заголовков сообщений, не заполняя компьютер тысячами электронных писем и вложений.
Если возможно, всегда выбирайте IMAP.
Вы можете обратиться к руководству о том, как добавить учетную запись Yahoo Mail в Outlook, изменив параметры в соответствии с вашим почтовым провайдером.
В другой статье я также объяснил шаг за шагом, как настроить Microsoft Outlook с GMail для получения и отправки почты с ПК.
В Outlook вы можете добавлять и управлять любым количеством учетных записей электронной почты, сколько хотите.
Если вы используете несколько учетных записей электронной почты, например одну личную и одну для работы, почтовый клиент, такой как Outlook, может реально изменить ситуацию и позволяет вам связывать встречи и мероприятия в календаре, чтобы управлять своей жизнью таким образом, полный.
После добавления двух учетных записей вы можете выбрать учетную запись, которую хотите настроить, в раскрывающемся списке вверху страницы «Информация об учетной записи» на вкладке « Файл ».
В « Настройках учетной записи » вы можете создать новую учетную запись, восстановить уже добавленную, удалить их, установить любимую и изменить другие настройки.
Управление адресной книгой и добавление контактов в Outlook
Чтобы управлять контактами из адресной книги, откройте «Люди» на вкладке «Главная» и добавьте адреса и другие сведения из основного интерфейса.
Однако почти наверняка потребуется импортировать адресную книгу из Google, Yahoo или любой другой учетной записи, которую вы используете.
Затем вам нужно будет экспортировать контакты из этой адресной книги, а затем импортировать их в Outlook.
Обычно это было бы легкой работой, если бы не каждая учетная запись, использующая свои собственные форматы, и могли возникнуть сложности.
Самый простой способ - синхронизировать адресную книгу между Gmail и Outlook и импортировать ваши контакты.
В противном случае вам придется использовать vCards, как описано в руководстве о том, как импортировать файлы vCard (vcf) в контакты Windows и в Microsoft Outlook.
Чтобы изучить более продвинутые функции Microsoft Outlook, мы видели, в других статьях:
- Если у вас есть несколько компьютеров, с которых можно просматривать электронную почту, но вы не можете использовать сервер Exchange, в другой статье мы увидели, как синхронизировать Microsoft Outlook на нескольких компьютерах .
- Отключить ответ всем и пересылать электронную почту на сообщения, отправленные с Outlook
- Задержка электронной почты для запланированной отправки
- Как отложить электронную почту для запланированной отправки
Наконец, если у вас нет Outlook и вы ищете аналогичную бесплатную программу, вы можете посмотреть список лучших альтернативных почтовых клиентов Microsoft Outlook для чтения почты с вашего ПК.
