Одним из наиболее частых ошибок при создании документов с использованием пакета Office является потеря всей работы, выполненной до этого момента, из-за внезапного отключения питания или ошибки Windows с принудительным перезапуском. Эти сценарии встречаются все реже и реже, но мы можем защитить свою работу, запрограммировав Word, Excel и PowerPoint для автоматического сохранения документа, пока мы его еще создаем: действуя таким образом, в худшем случае мы потеряем только последние несколько мгновений перед проблемой или затемнение. В этом руководстве мы покажем вам, как активировать автоматическое сохранение файлов в Word, Excel и PowerPoint, чтобы всегда защищать работу, выполненную в офисе или дома; если этого недостаточно (мы рискуем испортить файл), мы также покажем вам, как использовать историю файлов, чтобы иметь возможность восстановить старую ревизию файла, чтобы вы всегда могли начать с хорошей точки и избежать повторного запуска.
Читайте также -> Восстановление поврежденных, поврежденных или потерянных документов Word и файлов Excel
1) Автоматическое сохранение в Office 365
Если у нас есть копия Office 365 по подписке, автоматическое сохранение доступно путем загрузки файла непосредственно в OneDrive, OneDrive для бизнеса или SharePoint Online (для компаний): таким образом, различные используемые программы Office будут синхронизировать все изменения, внесенные в файлы (с интервалом в несколько секунд), поэтому вам никогда не придется беспокоиться о проблемах. Поэтому сначала мы включаем клиент OneDrive на нашем ПК с Windows 10, ищем его значок в правом нижнем углу или ищем элемент OneDrive в меню «Пуск».
Если у нас есть предыдущие версии Windows или мы используем Mac, мы загружаем OneDrive.
Как только синхронизированная папка OneDrive будет включена, перейдем к используемой программе Office, начнем писать документ ( Новый ), затем нажмите Файл -> Сохранить вверху и выберите OneDrive -> Личная папка в качестве пути. Файл будет немедленно сохранен в облаке, и в верхней части окна появится кнопка « Автосохранение» .
В другой статье руководство по синхронизации папок в Onedrive.
Когда кнопка активна, нам больше не придется беспокоиться о сохранении через определенные промежутки времени, поскольку все синхронизируется с облаком (очевидно, должно быть подключение к Интернету). Если мы хотим восстановить старую версию файла, просто нажмите кнопку, сохраненную в OneDrive в правом верхнем углу, и используйте меню « Просмотреть все версии» .
Таким образом, мы можем автоматически сохранять и восстанавливать при необходимости даже в случае проблем с ПК (мы всегда можем продолжить работу на другом ПК, настроенном с помощью нашей учетной записи Office 365).
Если у нас еще нет Office 365, мы можем подписаться на сервисную подписку здесь -> Купить Office 365.
Для базового пакета также доступна 1-месячная пробная версия, так что вы можете оценить все преимущества подписки на Office вместо покупки всего пакета для автономного производства.
2) Автоматическое сохранение в автономных версиях Office
Если у нас нет Office 365, но имеется бесплатная версия для продажи (с классической лицензией на неопределенный срок действия), автоматическое сохранение в облаке недоступно, но мы всегда можем применить автоматическое сохранение для автономных файлов .
В этом случае мы будем использовать систему редакций, интегрированную в Office, чтобы мы могли сохранять изменения, которые мы не сохраняем вручную, через более короткие промежутки времени (напомним, что просто нажмите CTRL + B на клавиатуре, чтобы сразу сохранить достигнутый прогресс).
Чтобы включить автоматическое сохранение в розничных версиях Office, мы открываем любой документ с помощью программ Office, нажимаем Файл в верхней части и выбираем Параметры -> Сохранить путь.
Из этого окна мы проверяем, указано ли расширение самых последних офисных файлов (например, docx, xlsx и т. Д.), Мы ставим галочку в поле « Сохранить информацию автосохранения каждые», мы устанавливаем интервал в 1 минуту (минимум, который мы можем установить) и мы также включаем пункт Сохранить последнюю версию автоматически восстановленной, если она закрывается без сохранения .
Информация о автосохранении будет сохранена по пути, указанному в поле Путь к файлу автосохранения, который также может быть папкой любого облака (если мы синхронизировали OneDrive или Google Drive, мы можем указать изменения там и, таким образом, иметь непрерывную резервную копию).
Чтобы восстановить файлы после отключения или системной ошибки, просто снова откройте Office и воспользуйтесь средством восстановления файлов, которое будет извлекать данные из резервной копии, настроенной нами ранее. К сожалению, эта система сохраняет только изменения, внесенные каждую минуту: если мы очень быстро пишем, пропущенная минута может взорвать немало документа, когда мы его восстанавливаем.
3) Как использовать историю файлов Windows
Если нам нужна дополнительная система резервного копирования, чтобы мы могли также восстанавливать файлы, поврежденные ошибками, внезапными перезагрузками или вредоносными программами, мы можем положиться на систему восстановления, которая называется «История файлов», которая присутствует в Windows 10 (но также и на предыдущих версиях операционной системы). ).
Чтобы активировать историю файлов в Windows, откройте меню «Пуск» в левом нижнем углу, найдите параметры резервного копирования и откройте первый элемент, который появится вверху; В новом меню мы устанавливаем резервный диск (USB-накопитель, внешний жесткий диск или любой сетевой ресурс), нажав « Добавить диск» .
После добавления пути резервного копирования мы нажимаем « Дополнительные параметры», выбираем « Каждые 10 минут» в меню « Резервное копирование файлов» и, наконец, добавляем папку резервного копирования (где мы сохранили файлы Office), нажимая кнопку « Добавить папку» .
Система будет автоматически выполнять резервное копирование каждые 10 минут, поэтому у вас всегда есть копия наших документов Office на отдельном диске. Чтобы узнать больше о системах резервного копирования, мы предлагаем вам прочитать руководство ниже.
Читайте также -> Резервное копирование пользовательских папок для сохранения личных данных в Windows
