Пакет Microsoft Office состоит из двух наиболее часто используемых программ в мире, в чем-то очень похожих: Access и Excel .
Вначале Excel является более поверхностным, более простым в использовании и более быстрым, с электронной таблицей, которая заполняется числами или значениями, которые могут автоматически учитываться.
Вместо этого доступ вначале более сложный, даже если после понимания основ он предлагает возможность создать маску, которая представляет собой настраиваемый графический интерфейс, для вставки значений в ячейки, что становится намного более удобным и удобным для пользователя.
Обе программы работы и учебы для управления данными, и можно было бы спросить, какой из двух лучше, а для каких потребностей лучше отдать предпочтение одному.
Короче говоря, Excel - это инструмент для анализа данных, позволяющий выполнять математические вычисления и статистические сравнения, которые также можно представить в виде удобных для обмена графиков.
Access, с другой стороны, представляет собой программу управления данными, настоящий менеджер баз данных, который может использоваться несколькими пользователями одновременно, что полезно для фильтрации значений, их структурированного отображения и автоматизации определенных операций и событий.
Excel выделяется в анализе числовых данных .
Кривая обучения для использования Excel довольно коротка, и уже учится использовать некоторые базовые функции, такие как сводные таблицы, вы можете сразу выполнять множество операций.
Последние версии тогда полны предварительно упакованных моделей, только чтобы быть законченным.
Excel является отличным инструментом, когда нужно использовать две или три таблицы, вместо этого он становится более неудобным, если размер базы данных увеличивается.
Ведение электронной таблицы Excel с тысячами, если не десятками тысяч записей становится действительно более сложным, и с развитием данных существует риск ошибок при обновлении формул, графиков и макросов.
В других статьях, которые мы видели, об Excel:
- Как использовать электронные таблицы Excel
- 4 операции, которые можно выполнять при работе с Word и Excel.
- Лучшие шаблоны Excel для бесплатного скачивания для финансовых и коммерческих операций .
По сравнению с Excel, который фокусируется на числовых данных и последовательностях, Access представляет собой настоящее решение для цифрового архива информации, которую можно вызывать в программе несколько раз.
Кривая обучения для Access более длинная, в том смысле, что для того, чтобы начать ее использовать, вам необходимо изучить хотя бы основы и понять ее терминологию.
Возможно, самая большая разница между Access и Excel - это метод хранения данных.
Доступ можно редактировать в любое время, и вы можете добавлять дополнительную информацию, редактировать, удалять или фильтровать данные, не влияя на формулы и таблицы.
Однако при использовании массивного набора данных в Excel существует вероятность, что небольшое изменение может испортить всю таблицу.
Доступ идет на шаг дальше, чем в Excel, используя списки поиска и правила проверки для отдельных полей уровня таблицы.
Ссылочная целостность между таблицами, то есть их связью, постоянно поддерживается Access, который обеспечивает смысл каждой информации.
Агрегирование огромных баз данных в Access относительно простое, что позволяет сразу фильтровать индивидуальную информацию без сводных таблиц.
Что касается Access, явно менее используемого, чем Excel, из-за его первоначальной сложности, в прошлом я написал предварительное руководство на основе Microsoft Access, чтобы понять, как оно работает и для чего оно используется .
Поэтому нет лучшей или худшей программы, оба являются отличными инструментами для попеременного использования в соответствии с потребностями и работой, которую необходимо выполнить и поддерживать.
Excel позволяет легко создавать собственные выходные данные с очень гибким форматированием и аннотациями, которые вы можете легко добавлять в любом месте.
Однако, если данные и отношения необходимо поддерживать в течение долгого времени, электронные таблицы могут стать действительно ограничивающими, поэтому Access вступает в игру.
Гибридное решение, в котором данные из базы данных Access экспортируются или копируются в Excel, безусловно, является лучшим.
Программы интегрируются друг с другом, и можно импортировать данные Access в Excel и, наоборот, заполнять Access, используя уже существующие таблицы Excel (см. Руководство Microsoft).
Хотя Excel не является базой данных, он все еще широко используется для хранения данных.
Однако Excel - это база данных отдельных файлов, а не реляционная база данных, такая как Access, где данные разных таблиц связаны друг с другом и автоматически изменяются в зависимости от определенных событий.
Когда простые таблицы должны эволюционировать в несколько связанных таблиц данных, Access является первым выбором.
Когда данные находятся в Access, вы можете добавлять несколько таблиц и объединять их вместе, создавать запросы или представления, определять структуру и типы данных.
Нет сомнений, что Access - это многофункциональный продукт, хотя первое впечатление может показаться пугающим.
