В офисной работе чаще всего используются две программы: Word и Excel. Хорошая работа с этими двумя программами не означает ни принятия европейской лицензии, которая является сертификатом без практического значения, ни знания того, как использовать каждый вариант программ Office.
Важно знать, как использовать некоторые ключевые функции составления документов и работы с электронными таблицами, чтобы быть быстрым и способным выполнять самые частые ежедневные операции.
Вот 4 основных операции, которые вы можете выполнять с Word и Excel, которые объединяют другие руководства, уже написанные в этом блоге.
1) Мы уже объяснили, что касается Excel, 4 вещи, которые можно сделать, чтобы стать лучше с электронными таблицами .
По этому случаю в этой статье мы говорим об автоматическом заполнении ячеек, что является важной операцией, которую необходимо знать, чтобы работать на каждом уровне.
Чтобы использовать автоматическое заполнение, просто введите число в ячейку и следующий ниже.
Затем нажмите кнопку мыши в углу второй ячейки, где выделен небольшой квадрат, и потяните вниз, удерживая нажатой, чтобы увидеть, что другие ячейки заполнены последовательными числами.
Последовательности могут быть числами, датами или даже более сложными формулами.
Например, если у вас есть несколько столбцов чисел, вы можете усреднить все значения этого столбца, написав относительную формулу в нижней ячейке.
Для усреднения чисел других столбцов теперь просто используйте автоматическую систему заполнения, перетаскивая квадрат в пустых ячейках рядом с ним, чтобы сделать те же вычисления в нижней части каждого другого столбца.
Когда вы отпустите кнопку мыши после перетаскивания угла заполненного столбца на пустые, у вас будет среднее число для каждой ячейки.
Чтобы узнать больше об автоматической заливке Excel, вы можете прочитать очень полное руководство по сайту Microsoft.
2) Простое управление данными с помощью сводной таблицы
Также стоит помнить, как создаются сводные таблицы, которые абсолютно необходимы в Excel.
Сводная таблица доступна в меню « Вставка ».
Если щелкнуть значок сводной таблицы после выделения всей таблицы данных (включая заголовки), инструмент анализирует данные и переносит их на новый лист, где вы можете различными способами управлять столбцами.
Становится возможным выбрать столбцы данных для анализа и выбрать способ манипулирования ими, например, для усреднения.
Использование сводной таблицы экономит много времени, поэтому вы можете использовать функции автоматически.
3) Теперь перейдем к Microsoft Word, наиболее используемой в мире программе для написания документов.
Написание не сложно, но форматирование текста и рендеринг его определенным образом на листе может свести вас с ума.
Есть две вещи, которые вы должны уметь делать с Word: управление заголовками и макет страницы и форматирование текста.
Заголовки важны для того, чтобы сделать заголовки абзацев одинаковыми в документе.
При разработке заголовков в Word важно не повторять их каждый раз для каждого нового документа.
Заголовки можно отформатировать из меню «Вставка», выбрав значок «Заголовок».
Используя заголовки, вы можете редактировать все страницы документа за один раз.
На этой странице справки объясняется, как вставлять верхние и нижние колонтитулы документа.
4) Управление макетом страницы
Еще одна вещь, которую должен знать каждый человек, работающий с Word, - это настройка и предварительный просмотр формата страницы в документе.
Некоторые из инструментов, связанных с макетом страницы, находятся в меню « Вставка ».
Отсюда вы можете добавить «Номера страниц» для автоматизации и управления нумерацией страниц.
В меню « Макет страницы» имеются различные параметры форматирования, позволяющие автоматически управлять полями.
Параметры границы страницы, с другой стороны, позволяют вручную изменять поля документа слева и справа.
Что касается Word, я обращаюсь к двум другим руководствам этого блога по основным понятиям, которые необходимо знать, и наиболее важным операциям, которые можно использовать:
- 5 полезных функций для профессионального и быстрого использования Word
- Руководство по форматированию текста в Word: стили, разделы и абзацы
