Некоторое время назад инженер Google решил самостоятельно работать над новым проектом электронной почты, обратившись за помощью к пользователю, который пожаловался на то, что тратит слишком много времени на поиск сообщений в почтовом ящике. 1 апреля 2004 года, почти случайно и благодаря автономной инициативе, ровно 10 лет назад, родилась Gmail, которая сегодня является наиболее используемой службой электронной почты в мире. Хотя с момента рождения Gmail прошло 15 лет, а с момента рождения электронной почты прошло еще много лет, многие люди продолжают неправильно использовать электронную почту и Gmail .
Вот 10 типов ошибок, которые мы все совершили, но которых следует избегать или, во всяком случае, сводить к минимуму.
1) Создать много проектов
Когда вы нажимаете кнопку «Написать» в Gmail, открывается окно составления сообщения.
Если вы что-то напишите, а затем нажмете кнопку «Закрыть», вы сохраните это сообщение в черновиках.
Это может быть использовано для создания своего рода блокнота для сохранения списков дел, но, скорее всего, он будет заполнен ненужными и частичными сообщениями, которые никогда не будут отправлены.
Каждый, кто использует Gmail, найдет в черновиках сотни пустых и бесполезных сообщений для удаления.
2) Удалите сообщения, чтобы ваш почтовый ящик был чистым без непрочитанных сообщений.
Когда-то, когда электронные письма были ограничены доступным пространством, имело смысл удалять сообщения, которые больше не нужны. Однако сегодня, поскольку есть все пространство и поскольку сообщения всех видов приходят каждый день, удалять их не удобно, а упорядочивать их в папки или метки с помощью фильтров. Вы можете отфильтровать электронные письма, чтобы они не появлялись в основном разделе, или вы можете заархивировать сообщения, чтобы удалить их из папки «Входящие», не удаляя их.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Закажите входящие сообщения с фильтрами и псевдонимами в Gmail для управления полученными электронными письмами
3) Пометить все как прочитанное
Что касается предыдущего пункта, в Gmail не удобно помечать все как прочитанное, чтобы сделать заказ, вы можете оставить их непрочитанными, но упорядочить их в разных папках.
Ошибка в том, чтобы пометить сообщения как прочитанные, думая, что мы вернемся к ним позже. Также имейте в виду, что только сообщения, которые также получены в папке «Входящие», считаются непрочитанными программами уведомлений и мобильными приложениями, остальные игнорируются.
Но она полностью забыта.
4) Слишком много непрочитанных писем
Следуя предыдущему пункту, возникает ошибка непрочитанных сообщений в основном почтовом ящике.
СМОТРИ ТАКЖЕ КАК: Просмотр только непрочитанных сообщений в Gmail с быстрой ссылкой
5) Отправить себе электронную почту, чтобы сохранить файлы или заметки .
В прошлом я также использовал Gmail в качестве места для хранения документов, файлов или вложений, отправляя мне сообщения самостоятельно.
Gmail был первым почтовым сервисом, который предоставил огромное пространство ГБ для файлов бесплатно, поэтому было также нормально использовать все это пространство (мы говорим около 10 лет назад), как если бы это был облачный диск.
В последние годы, с акцентом на настоящие облачные сервисы, этот метод работы следует избегать.
Лучше иметь такие приложения, как Onenote или Evernote или Dropbox, Google Drive и Onedrive для больших файлов.
Понятно, что вы должны отправить себе электронные письма с документами, ссылками и вложениями, которые вы хотите сохранить. Но иногда это кажется проще, чем отправка электронного письма, потому что тогда оно навсегда останется в вашем почтовом ящике.
6) Утрируйте с ярлыками и папками
Gmail поддерживает вложенные ярлыки. Создание ярлыков полезно для организации писем, похожих или отправленных одним и тем же. Важно то, что их не так много, и все они появляются в списке справа без прокрутки, в противном случае мы можем забыть о многих категориях и множестве полученных сообщений.
7) Сделайте ошибку между Ответить и Ответить всем
Иногда вы нажимаете кнопку « Ответить » в групповом сообщении, чтобы поделиться мыслью, которую получит только тот, кто отправил последний ответ. В другой раз вы нажимаете Ответить всем, когда вы действительно хотите написать личный ответ.
Чтобы избежать ошибок такого типа, в Gmail есть две очень важные и важные функции:
- Используйте функцию отмены неправильного электронного письма
- Включить функцию « Ответить всем» в качестве поведения по умолчанию для кнопки «Ответить», чтобы быстро отправить электронное письмо группе контактов.
8) Ответить на электронную почту, не меняя тему
Обсуждения по электронной почте часто заканчиваются темой.
Если это важные электронные письма, при ответе на электронное письмо проверьте, целесообразно ли сменить тему, и не сохраняйте старую из первого письма.
9) Думать, что Gmail нельзя использовать в автономном режиме
Хотя с более ограниченными функциями вы также можете открыть Gmail как автономную программу, когда у вас нет подключения к Интернету.
10) Не используйте операторы расширенного поиска
Целью Gmail с момента ее создания было предоставление службы электронной почты, которую было бы легко найти.
По этой причине поиск в Gmail является очень мощным, лучше, чем любой другой подобный сервис, только для того, чтобы вам были известны операторы и команды для его использования.
В другой статье описаны наиболее полезные операторы расширенного поиска в Gmail .
Читайте также: общее руководство по Gmail
